Sélection et de recrutement du personnel

Ce qu’il faut savoir sur les procédures en matière de sélection et de recrutement du personnel

Les procédures de sélection sont essentielles au processus de recrutement et permettent de sélectionner du personnel pour pourvoir des emplois spécifiques, en fonction de critères particuliers. Les procédures de sélection et de recrutement supposent toutes deux la collecte et le traitement d’informations à caractère personnel (également appelées «données à caractère personnel»). Par exemple, dans le cadre d’une procédure de sélection, ces informations peuvent comprendre les CV (y compris les diplômes ou les informations concernant l’expérience professionnelle) ou encore les tests et rapports d’évaluation. Aux fins du recrutement, des certificats d’aptitude médicaux (qui constituent des données sensibles), des casiers judiciaires, des statuts familiaux, ou encore toute information concernant un handicap exigeant un aménagement particulier du lieu de travail sont susceptibles d’être collectés et traités.

Quelles sont les principaux enjeux en matière de protection des données?

Qualité des données — il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel que nécessaire. Comment? En collectant uniquement, lors de l’élaboration du formulaire de candidature, les informations strictement nécessaires et pertinentes compte tenu des critères de sélection. Par exemple, les questions relatives aux «motifs pour quitter un emploi précédent» ne sont pas nécessaires dans le cadre d’un recrutement. Les questions portant sur une éventuelle condamnation passée doivent être évitées, dans la mesure où celles-ci peuvent déboucher sur une situation dans laquelle le candidat se sentirait tenu de révéler des informations non pertinentes pour le recrutement. S’il s’agit d’une obligation légale (pour certains types de postes, par exemple), cette question doit être remplacée par une invitation à fournir des informations concernant un extrait de casier judiciaire récent ou tout autre document officiel similaire. Les organisations doivent fait preuve de vigilance lors de l’analyse de ces documents, de sorte que seules les données requises soient traitées.

Droit à l’information — les candidats doivent être informés de leurs droits et des finalités du traitement de leurs informations, non seulement avant le début de la procédure de sélection (c’est-à-dire avant le dépôt de la candidature), mais également au moment de leur recrutement.

Droit d’accès — les candidats doivent pouvoir accéder aux informations et aux résultats les concernant à chaque étape de la procédure de sélection. Des exceptions peuvent bien sûr être prévues, par exemple pour les informations comparatives comprenant des données sur d’autres candidats et pour les rapports reflétant les avis personnels des membres du comité de sélection. Toutefois, même dans pareils cas, les résultats agrégés doivent être fournis aux candidats.

Délais de conservation — les organisations doivent souvent conserver des informations à caractère personnel pour certaines finalités. Il est toutefois illégal de conserver indéfiniment de telles informations. Les fichiers contenant des informations sur les candidats non retenus ne doivent pas être conservés aussi longtemps que ceux concernant les candidats retenus. En outre, les informations qui ne constituent qu’une condition du recrutement ne doivent pas être conservées à l’issue de celui-ci. Par exemple, rien ne justifie de conserver des casiers judiciaires, puisque ceux-ci constituent un instantané de la vie d’une personne qui ne reflète plus nécessairement la réalité.