European Data Protection Supervisor
Le Contrôleur Européen de la Protection des Données

Evaluation du personnel

Evaluation du personnel

Procédures d'évaluation du personnel (évaluations annuelles, stage, promotion)


Ce qu’il faut savoir sur les procédures d’évaluation du personnel

Au cours de leur carrière, les membres du personnel font l’objet de plusieurs évaluations de leurs performances et compétences; la première évaluation a lieu à la fin d’une période de stage, et est suivie par des évaluations annuelles déterminantes pour l'évolution de leur carrière ( promotion, rétrogradation, renvoi). Les données à caractère personnel (également appelées «informations à caractère personnel») traitées dans ce contexte sont collectées sous forme de rapports, complétés en partie par le membre du personnel concerné, et par ses supérieurs hiérarchiques pour la partie restante. Les organisations utilisent parfois des informations provenant de différentes sources pour évaluer les membres de leur personnel, comme par exemple l'évaluation 360°, qui consiste à mesurer le comportement d'un travailleur à partir de différents points de vue (celui de ses subordonnés, de ses pairs et de ses supérieurs hiérarchiques).


Quelles sont les principaux enjeux en matière de protection des données?

Qualité des données — il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel que nécessaire. Comment? En se contentant, d’emblée, de ne collecter que les informations pertinentes qui sont nécessaires aux fins de la procédure (par exemple, la nationalité, la date de naissance; les renseignements relatifs à la formation antérieure peuvent être considérés comme excessifs aux fins de l’évaluation annuelle). En outre, les informations destinées à l’évaluation des membres du personnel consistent majoritairement en des appréciations subjectives concernant leurs performances professionnelles. Il s’avère donc difficile d’évaluer l’exactitude de ces informations; c’est pourquoi le rapport d’évaluation du membre du personnel concerné doit lui être remis, et ce dernier doit avoir la possibilité d’ajouter ses propres observations, ainsi que d’engager des procédures de recours.

Délais de conservation — les organisations doivent souvent conserver des informations à caractère personnel pour certaines finalités. Il est toutefois illégal de conserver indéfiniment de telles informations; les organisations doivent dès lors s’assurer que les informations relatives à l’évaluation du personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.

Droit d’accès et de rectification — les données factuelles traitées aux fins de l’évaluation (les données de contact, les données concernant le poste, l’échelon, l’ancienneté, etc.) peuvent être rectifiées sur demande du membre du personnel concerné. Dans la mesure où il est impossible de rectifier les données d’évaluation qui, par nature, sont subjectives, le membre du personnel concerné doit se tourner vers les procédures de recours officielles.

Droit à l’information — lors de toute procédure d’évaluation, les membres du personnel doivent être informés de leurs droits et des finalités du traitement de leurs données à caractère personnel. À cette fin, une clause de protection des données doit être incluse dans les formulaires de rapport, les formulaires de candidature et/ou les messages envoyés aux membres du personnel dans le cadre d’une procédure. En outre, le personnel doit pouvoir accéder à tout moment à un avis de protection des données ou à une déclaration de confidentialité, par exemple sur les pages intranet de l’organisation.


Informations complémentaires

Pour toute information complémentaire, se reporter au document suivant (sélection non exhaustive):
Lignes directrices du CEPD concernant le traitement de données à caractère personnel dans le domaine de l’évaluation du personnel

Avis de contrôle préalables du CEPD

Avis du CEPD à propos de l’outil de retour d’information à 360° émanant de la Banque centrale européenne (dossier 2015- 0772)
Avis du CEPD sur les indicateurs individuels de performance pour l’évaluation annuelle des membres du personnel à l’Office communautaires des variétés végétales (dossier 2016-0417)
Avis du CEPD sur l’évaluation des performances du personnel au sein du Fonds européen d’investissement (dossier 2014-1141)
Avis du CEPD concernant l’«analyse des besoins en ressources humaines» de l’OLAF (dossier 2014-0012)
Avis du CEPD concernant la procédure de la Banque centrale européenne en cas de sous-performance (dossier 2013-0892)
 

Sujets connexes:

Sélection et recrutement de personnel