Avis sur la protection des données: traitement des réclamations par le CEPD
(informations à fournir au titre des articles 15 et 16 du règlement (UE) 2018/1725
Quelle est la finalité du traitement?
Enquêter sur les réclamations soumises au CEPD conformément au règlement (UE) 2018/1725 (JO L 1725, ci-après le «règlement»). Les réclamations concernant Europol seront examinées conformément au règlement (UE) 2016/794. Vos données à caractère personnel seront uniquement utilisées aux fins de l’enquête et du suivi de la réclamation.
Quels types de données à caractère personnel le CEPD traite-t-il?
Nous traitons les données à caractère personnel soumises par les plaignants ainsi que les données communiquées par l’institution, organe ou agence de l’UE incriminé. Ces données comprennent les noms, les coordonnées ainsi que le contenu des allégations (dans la mesure où il peut être assimilé à des données à caractère personnel).
Qui peut consulter mes données à caractère personnel?
Au sein du CEPD, le dossier contenant vos données à caractère personnel est accessible aux membres du personnel concernés. Chaque accès au dossier est enregistré.
Veuillez noter qu’il sera nécessaire d’informer l’institution faisant l’objet de votre réclamation de la nature de la réclamation et, dans la plupart des cas, de la personne qui l’a introduite. Il est donc possible que nous lui communiquions certaines données à caractère personnel vous concernant, si nécessaire.
Vos données ne seront transférées à des tiers, y compris des autorités nationales de contrôle, que si cela est nécessaire pour garantir une enquête ou un suivi approprié de votre réclamation. Si nous ne sommes pas compétents pour traiter votre réclamation, mais que l’autorité chargée de la protection des données d’un État membre l’est, nous lui transmettrons votre réclamation et vous en informerons.
Au cours de l’enquête et après celle-ci, aucun document relatif à la réclamation, y compris la décision finale, n’est divulgué de manière proactive au public par le CEPD. Cependant, l’accès à ces documents peut être demandé au titre du droit de l’Union relatif à l’accès du public aux documents. Dans ce cas, le CEPD peut accorder, au cas par cas, l’accès à l’intégralité ou à une partie des documents, conformément aux règles en vigueur.
De manière autonome, le CEPD peut publier, en les anonymisant, des résumés des affaires sur son site web ou dans des rapports annuels, par exemple. Le CEPD peut également décider de publier la décision finale dans son intégralité dans des affaires importantes. Cette publication se fait sous une forme qui tient compte de toute demande de confidentialité et qui ne permet donc pas d’identifier le plaignant ou toute autre partie.
Quels sont mes droits?
Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel vous concernant détenues par le CEPD et de les faire rectifier, si nécessaire. Dans certains cas, vous avez également le droit d’obtenir l’effacement ou le verrouillage de vos données ou de vous opposer à leur traitement. Pour de plus amples informations, veuillez consulter les articles 14 à 21, 23 et 24 du règlement.
Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse edps@edps.europa.eu. Nous examinerons votre demande, arrêterons une décision et vous en informerons sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si nécessaire. Veuillez noter que, dans certains cas, des limitations au titre de l’article 25 du règlement peuvent s’appliquer.
Combien de temps le CEPD conserve-t-il mes données?
Nous conservons le dossier relatif à l’enquête, y compris vos données à caractère personnel, pendant une durée maximale de dix ans après la clôture de celui-ci. Pour les réclamations jugées irrecevables à première vue, nous conservons le dossier pendant une durée maximale de cinq ans après la clôture. Le dossier peut toutefois être conservé plus longtemps aux fins d’une procédure judiciaire en cours liée à la réclamation.
Quelle est la base juridique du traitement de mes données à caractère personnel?
La mission du CEPD d’entendre et d’instruire une réclamation est énoncée dans le règlement (UE) 2018/1725, en particulier ses articles 63 (réclamations par les personnes concernées) et 68 (réclamations du personnel de l’Union), son article 57, paragraphe 1, point a (obligation d’entendre les réclamations), et ses articles 58 (pouvoirs d’enquête) et 32 (obligation faite aux responsables du traitement de coopérer et de répondre aux allégations). En ce qui concerne les réclamations dirigées contre Europol dans le cadre de ses activités principales, les dispositions applicables sont l’article 43, paragraphe 2, point a) (obligation d’entendre les réclamations), l’article 43, paragraphe 4 (pouvoirs d’enquête) et l’article 47 (droit d’introduire une réclamation).
Le traitement est nécessaire pour que le CEPD mène à bien les tâches qui lui sont attribuées par la législation de l’Union [article 5, point a), du règlement].
Qui puis-je contacter?
Le responsable du traitement est ici le CEPD. Veuillez mentionner le numéro de référence de votre réclamation. Vous pouvez contacter le CEPD de diverses manières:
Courriel: edps@edps.europa.eu
Adresse postale: Contrôleur européen de la protection des données - Rue Wiertz 60, B-1047 Bruxelles
Vous pouvez également prendre contact avec le DPD du CEPD: dpo@edps.europa.eu
Où puis-je trouver de plus amples renseignements?
Registre du DPD du CEPD