Avis du 6 décembre 2007 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier "Dossiers sociaux" (Dossier 2007-355)
Le traitement intitulé "dossiers sociaux" par le CESE et le CdR" concerne l'aide, le soutien et l'accompagnement du personnel du CESE et du CdR en difficulté. Cela se fait avec leur accord et parfois en étroite collaboration avec le service médical en vue de faire progresser une situation. Le cas échéant, cela conduit à leur orientation vers les ressources adéquates internes ou externes aux institutions européennes avec l'accord du demandeur dans la mesure du possible.
D'après la procédure, aucun formulaire type à remplir n'existe. Dans le cadre du traitement des différentes catégories de données sont collectées, notamment des données administratives, médicales, professionnelles, financières, juridiques et familiales ainsi que toutes les pièces justificatives nécessaires destinées à argumenter toute demande d'aide soumise à l'AIPN. L'assistant social examine la situation en collectant les données nécessaires et sur cette base propose une aide appropriée. Dans le cadre d'une demande d'intervention de l'organe concerné un rapport social est rédigé et il est soumis à l'AIPN de l'organe concerné afin qu'une décision soit prise.
Dans le cas des aides complémentaires aux handicapés ou des remboursements des frais dans le cas des gardes d'enfants malades, des données relatives à la santé sont traitées. En outre, afin de pouvoir accorder le droit à une aide sociale, un certain nombre d'aspects de la personnalité de la personne concernée est évalué, à savoir des données relatives à son état financier, familial, professionnel et social. C'est pourquoi, ce traitement entre dans le champ d'application de la procédure de contrôle préalable sur la base des articles 27.2.a) et 27.2.b) du règlement 45/2001 respectivement.
Dans le cadre de ses recommandations, le CEPD a notamment souligné qu'à titre de règle générale, le droit d'accès et de rectification soit accordé à la personne concernée au regard de son dossier ainsi que des notes personnelles de l'assistant social, sauf des exceptions légitimes. Il a été aussi recommandé que le CESE et le CdR mentionnent dans la note d'information qu'il revient au personnel demandeur d'une aide et qu'ils informent les personnes auxquelles il fait référence de leurs propres droits relatifs aux articles 11 et 12. Il revient également au demandeur d'aide de fournir à ces personnes l'information disponible sur le site intranet afin qu'elles soient informées de leurs droits. La note d'information doit aussi faire référence à la possibilité du fait que, dans certains cas, le droit des personnes concernées d'avoir accès à certaines données relatives à leur dossier soit limité à la lumière de l'article 20.1.c du règlement, mais qu'elles seront informées des principales raisons qui motivent cette limitation en conformité avec l'article 20.3 du règlement.
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