Recruitment

Opinion of 31 July 2007 on a notification for prior checking on the recruitment of translation trainees (Case 2007-324)

In his Opinion the EDPS has recommended various actions in order to ensure that the data processing fully complies with Regulation (EC) No 45/2001.  In particular, among others, the EDPS has recommended certain periods for retaining different types of data about the trainee that the data controller must adopt and that the trainee is kept informed of these periods.  He has also recommended that it would be good practice to ensure that recipients are reminded when they receive the personal data of candidates that they should not use the data for any further purposes beyond that of recruitment of translation trainees.

Opinion of 23 July 2007 on a notification for prior checking on the EUROPA Election Observation Roster (Case 2007-244)

Opinion of 4 June 2007 on a notification for prior checking on recruitment procedure (Case 2007-3)
Le CEPD a procédé au contrôle préalable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la procédure de recrutement de la Banque centrale européenne, où un système de recrutement en ligne est mis en place. Tout candidat ayant déposé son dossier de candidature définitif devient une "personne concernée" par la protection des données à caractère personnel. Le CEPD a examiné le formulaire de candidature ainsi que la procédure de candidature en ligne, la durée de conservation des données tout comme les moyens dont les personnes concernées disposent pour exercer leurs droits ainsi que les informations qu'elles reçoivent. Les recommandations du CEPD portent essentiellement sur les informations qui doivent être communiquées aux candidats dans la déclaration de confidentialité et dans le guide du candidat, sur la conservation des actes de candidatures et autres documents et sur le contenu des contrats conclus avec les sous-traitants pour ce qui est des obligations en matière de protection des données.

Opinion of 2 February 2007 on a notification for prior checking on recruitment procedure (Case 2006-351)
Les procédures de recrutement visant à évaluer les aspects personnels des candidats font l'objet d'un contrôle préalable du CEPD en vertu de l'article 27, paragraphe 2, du règlement. La première notification de contrôle préalable adressée par l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV) portait sur la procédure de recrutement et sur le mode de gestion des candidatures spontanées. La base juridique du traitement se trouve dans le statut du personnel (articles 27 à 34) et, la participation à la procédure de recrutement n'étant pas obligatoire, dans l'article 5, point d), du règlement (consentement de la personne concernée). Dans ses recommandations, le CEPD a marqué son accord sur le fait que les candidats invités à un entretien puissent être tenus de produire un extrait de casier judiciaire ou un document équivalent, afin de démontrer qu'ils jouissent de tous leurs droits en tant que citoyens, comme l'exige le statut du personnel. Parallèlement, il a recommandé que certaines questions figurant dans le formulaire de candidature type ne requièrent plus obligatoirement une réponse (activités sociales ou sportives, raisons pour lesquelles le candidat a quitté ses emplois précédents, par exemple). Le CEPD a marqué son accord sur les périodes de conservation appliquées par l'OCVV, à savoir cinq ans en cas de candidature "normale" et deux ans pour les candidatures spontanées

Opinion of 22 December 2006 on a notification for prior checking on the "Management of personal data of Auxiliary Conference Interpreters (ACI) stored in Signalétique (application of the central database CORALIN)" (Case 2006-364)