Opinion of 16 September 2008 on the notification for prior checking regarding the partial subconctracting of the Bank's health insurance scheme (Case 2008-323)
Opinion of 3 September 2008 on a notification for prior checking on "Dosimetry management system of radiological workers at JRC-IE in Petten" (Case 2008-020)
Avis du 4 juillet 2008 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier "service conjoint médico-social" (Dossier 2007-004)
Le dossier en l'espèce concerne de différents traitements qui ont pour objet d'assurer le suivi médical des membres du personnel du CESE et du CdR respectivement et d'évaluer l'aptitude à exercer leur fonction. Leurs finalités sont les visites médicales d'embauche, les visites médicales annuelles, les consultations et urgences, le contrôle des absences, les congés spéciaux, les commissions d'invalidités, les expertises et contrôles, les questions liées à la médecine du travail, les rapports médicaux spécialisés et les factures correspondantes, l'échange des dossiers médicaux entre institutions, les certificats ou rapports médicaux demandant une traduction et enfin l'examen ophtalmologique du personnel travaillant sur écran.
Les traitements effectués tombent sous le champ d'application de l'article 27.2 du règlement 45/2001, car les données tombent indubitablement dans le champ des "données relatives à la santé" et des données médicales.
Dans le cadre de ses recommandations, le CEPD a exigé inter alia que le nouveau questionnaire médical de la visite d'embauche approuvé par le Collège médical interinstitutionnel soit adopté, et qu'une période de conservation des données concernant les personnes externes (visiteurs, freelance, personnels de firmes externes par exemple) soit établisse à la lumière de la finalité pour laquelle leurs données ont été collectées. En outre, le CEPD a recommandé que la pratique actuelle d'envoyer la facture directement au service médical du Comité concerné soit maintenue et qu'une procédure pour les personnes non recrutées ou les personnes externes pour lesquelles des informations médicales ont été enregistrées soit mise en place afin que l'article 13 du règlement 45/2001 soit respecté. La note d'information aux personnes concernées a aussi fait l'objet d'une série des recommandations afin qu'elle soit améliorée et complétée correctement.
Opinion of 20 June 2008 on a notification for prior checking on the "Day care centre" case (Case 2008-193)
CEDEFOP’s day care centre (DCC) is a facility offered by CEDEFOP to its employees. The purpose of the data processing is to admit the staff's children to the DCC and make the medical records (vaccination and allergies record) available to the DCC staff. The purpose is also to calculate each month the financial contribution to be paid by the parents of children enrolled at the DCC and to know whom to contact in case of an emergency. The DCC shall offer a safe environment and stimulating pedagogical programme to children who are attending the services of the ‘nursery’ and ‘after-school care’.
The main recommendations issued by the EDPS in the framework of his opinion relating to DCC are dealing with quality of data, retention period, transfer and information given to data subjects.
Avis du 29 mai 2008 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier de l'attribution et la réservation de places de parking aux personnes à mobilité réduite (PMR) (Dossier 2007-753)
Le traitement a pour finalité de mettre en place une procédure pour octroyer des places de parking aux PMR afin de faciliter l'accès des PMR aux bâtiments du SGC et d'assurer la sécurité et le bien-être des PMR au travail. Le traitement sera effectué par le service de prévention du Secrétariat Général du Conseil.
D'après la procédure, des données à la fois administratives et relatives à la santé seront collectées, notamment le nom du demandeur PMR, le prénom, le numéro de matricule, la dénomination du bâtiment, l'avis médical du médecin-conseil du service médical du Conseil (autorisation temporaire, autorisation permanente ou refus), la localisation d'emplacement, le numéro d'immatriculation éventuellement (sur consentement de la personne concernée), la date d'octroi et la fin d'attribution.
L'attribution d'une place ne sera octroyée à la PMR que sur base d'un examen médical par le service médical du Conseil. Des données relatives à la santé seront ainsi traitées dans le cadre du traitement. C'est pourquoi, ce traitement entre dans le champ d'application de la procédure de contrôle préalable sur la base de l'article 27.2.a) du règlement 45/2001.
Dans le cadre de ses recommandations, le CEPD a notamment souligné que le Conseil rappelle à toute l'équipe du service de prévention de traiter les données relatives à la santé à la lumière des principes de la confidentialité médicale et qu'elle est soumise à une obligation de secret professionnel équivalente à d'un praticien de la santé. En outre, il a été recommandé que l'ensemble des informations contenues dans les articles 11 et 12 du règlement 45/2001, tant obligatoires que facultatives, soit l'objet de la Communication au personnel relative au traitement en l'espèce qui sera disponible, d'après la pratique habituelle sur le site intranet du Conseil. La Décision du Conseil du 13 septembre 2004 devra également être mentionnée dans la dite Communication.