Avis du 19 décembre 2007 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier "Contrôle qualité d'un travail de traduction d'un contractant freelance et gestion du ranking" (Dossier 2007-154)
Opinion of 17 December 2007 on a notification for prior checking concerning "Annual career development" (Case 2007-568)
The EDPS has issued an opinion on the evaluation of the EMSA staff. The EDPS concludes that on a general basis the procedure complies with the principles established in the data protection regulation. However the EDPS did make some recommendations mainly as concerns the need to collect some data, the information of the persons concerned as well as the appropriate time-limit for the storage of data.
Opinion of 4 December 2007 on the notification for prior checking regarding the "reporting procedure for officials and other servants" (Case 2007-356)
The purpose of the performance report (procedure provided for in Article 43 of the Staff Regulations) is to enable the assessor to review, inter alia, the reportee's knowledge and ability, output, efficiency, work and conduct in the service. The Committee of the Regions introduced a staff reporting procedure via Decision No 287/04.
The report is prepared in several stages and the reportee is kept informed throughout the procedure. A specific privacy statement is also made available.
The EDPS's recommendations relate to length of the period during which data are stored in the personal file, the obligations of data recipients, the provision of full information for reportees, the exercise of their rights and the implementation of the security measures relating to the data.
Avis du 29 novembre 2007 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier "procédure de certification" (Dossier 2007-353)
Dans le cadre de ses recommandations, le CEPD a notamment souligné que le Comité des Régions joigne au dossier personnel de la personne concernée les appels motivés des candidats qui contestent la liste de projet ou/et la liste finale. Il a été également recommandé le Comité des Régions ajoute au dossier personnel les conclusions et les raisons pour ces conclusions de l'avis du Comité de Certification concernant l'appel d'une personne concernée afin d'assurer que ce dossier soit complet et que le droit d'accès et de rectification de la personne concernée soient garantis.
Opinion of 22 October 2007 on the notification for prior checking regarding the "Promotion of permanent staff" (Case 2007-407)
Le CEPD a examiné le traitement de données à caractère personnel et en a conclu que celui-ci ne paraît pas entraîner de violations des dispositions du règlement (CE) 45/2001 pour autant que certaines recommandations soient suivies, en particulier: qu'un délai raisonnable soit fixé pendant lequel les données relatives à la procédure de promotion peuvent être conservées ; qu'une consigne de vigilance soit ajoutée en ce qui concerne les notes circonstanciées d'évaluation, afin de veiller à ce que les données introduites dans ces notes répondent aux exigences de l'article 4.1.c. ; que la personne concernée doit être informée au moment de la collecte des données de l'identité du responsable du traitement, de ses finalités, des catégories et de l'origine de données concernées, des destinataires, de son droit d'accès et de rectification, de la base juridique du traitement, du délai de conservation des données et de son droit de saisir à tout moment le CEPD ; que si des données sensibles au sens de l'article 10 du règlement n°45/2001 sont traitées, le traitement doit être prévu par l'une des exceptions de l'article 10.2 du règlement 45/2001.