Ce que vous devez savoir sur l’usage privé des communications électroniques sur le lieu de travail
La technologie des communications est un outil indispensable pour les organisations modernes, y compris les courriers électroniques, l’accès à l'internet ou les téléphones mobiles fournis au personnel. L’usage privé limité de ces outils est souvent autorisé, engendrant ainsi certaines attentes chez les salariés en matière de respect de la vie privée. En effet, les employeurs ne devraient pas lire régulièrement les courriers électroniques des employés ni vérifier ce qu’ils consultent sur l’internet.
Néanmoins, les employeurs ont aussi un intérêt légitime à assurer que cet usage reste limité. Afin de parvenir à un équilibre entre surveillance de l’utilisation et respect de la vie privée de leurs employés, les employeurs doivent adopter une approche progressive et éviter, si possible, la collecte de données.
Quels sont les principaux enjeux en matière de protection des données?
Qualité des données — Il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel (également appelées «informations à caractère personnel») que nécessaire. Comment? Tout d’abord, en ne collectant que les données pertinentes. La vérification de l’usage acceptable des ressources informatiques disponibles (contrôle des communications électroniques) signifie non pas le contrôle continu de l’utilisation de chacun, mais la minimisation du contrôle dans la mesure du possible. Par exemple, au lieu de contrôler l’utilisation individuelle, les employeurs peuvent contrôler les niveaux d’utilisation globaux et envoyer des rappels généraux au personnel. Si l’usage privé excessif persiste, la surveillance peut être augmentée conformément aux règles de l’organisation, par exemple pour cibler en particulier des soupçons spécifiques. Si l’utilisation privée des téléphones doit être remboursée par les employés, il y a plusieurs moyens d’y parvenir, tels que l’utilisation d’un code spécifique pour les appels privés ou la déclaration des appels privés pendant l’appel ou a posteriori.
Confidentialité des communications — Lorsque l’usage privé limité est accepté ou toléré, les employés s’attendent raisonnablement à ce que leurs communications restent confidentielles. Cet aspect doit être assuré par l’employeur.
Droit à l’information — Les travailleurs doivent être avertis des règles de l’organisation sur l’utilisation des outils de communication sur le lieu de travail lorsqu’ils entrent en fonction, afin qu’ils puissent agir en conséquence. Les règles en vigueur doivent être documentées et clairement communiquées au personnel.
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