Was Sie über die private Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz wissen sollten
Kommunikationsmittel wie E-Mail, ein Internetzugang oder auch Mobiltelefone für Mitarbeiter sind für moderne Organisationen unverzichtbar. Da diese Kommunikationsmittel oft auch in begrenztem Umfang privat genutzt werden dürfen, erwarten Mitarbeiter eine gewisse Wahrung ihrer Privatsphäre, d. h. es sollte keine regelmäßige Überprüfung ihrer E-Mails oder ihres Internetverhaltens durch den Arbeitgeber erfolgen.
Arbeitgeber wiederum haben ein berechtigtes Interesse daran, sicherzustellen, dass diese Nutzung wirklich nur in begrenztem Rahmen erfolgt. Um einen Kompromiss zwischen der Überwachung der elektronischen Kommunikation und der Wahrung der Privatsphäre ihrer Beschäftigten zu finden, sollten Arbeitgeber einen stufenweisen Ansatz wählen und ein Sammeln von Daten wenn möglich vermeiden.
Die wichtigsten Datenschutzaspekte:
Qualität der Daten – Es ist wichtig, nicht mehr personenbezogene Daten (auch als persönliche Daten bezeichnet) zu verarbeiten als notwendig. Wie? Indem überhaupt nur relevante Daten gesammelt werden. Wird also überprüft, ob die zur Verfügung gestellten IT-Ressourcen in angemessenem Rahmen genutzt werden (eMonitoring), sollte keine kontinuierliche Überwachung aller Nutzer erfolgen, sondern die Überwachung sollte soweit wie möglich minimiert werden. Anstatt beispielsweise die Nutzung jedes einzelnen Mitarbeiters zu überwachen, können Arbeitgeber die Nutzung insgesamt überprüfen und ihren Mitarbeitern bei Auffälligkeiten entsprechende allgemeine Erinnerungen schicken. Sollte es weiter zu einer übermäßigen privaten Nutzung der elektronischen Kommunikation kommen, kann die Überwachung im Rahmen der bestehenden Vorschriften der Organisation ausgeweitet werden – etwa um konkreten Verdachtsfällen nachzugehen. Die Erstattung privater Telefongespräche durch Mitarbeiter lässt sich auf vielfältige Weise regeln, etwa durch die Wahl eines bestimmten Codes für Privatgespräche oder indem die Mitarbeiter Privatgespräche während des Telefonats oder danach als solche anmelden.
Vertraulichkeit der Kommunikation – Ist eine private Nutzung der Kommunikationseinrichtungen in begrenztem Umfang gestattet oder wird diese toleriert, erwarten Mitarbeiter berechtigterweise, dass ihre Gespräche und Kommunikationsinhalte vertraulich bleiben. Dies sollte vom Arbeitgeber sichergestellt werden.
Recht auf Information – Mitarbeiter sollten bei der Aufnahme ihrer Beschäftigung über die in der Organisation geltenden Vorschriften für die Nutzung der Kommunikationsmittel informiert werden, sodass sie sich entsprechend verhalten können. Die geltenden Vorschriften müssen dokumentiert sein und den Beschäftigten eindeutig mitgeteilt werden.
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