Certaines des procédures mises en place par les institutions de l’UE présentent des risques pour les droits en matière de protection des données et pour les libertés des personnes.
En vertu de l’ancien cadre juridique [le règlement (CE) nº 45/2001], les institutions de l’UE étaient tenues de nous notifier les opérations de traitement de données présentant des risques avant de les mettre en place.
En général, nos avis de contrôle préalable étaient publics.
Le règlement 2018/1725 est fondé sur l’ancien règlement et il est le reflet du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le RGPD) qui s’applique à la plupart des organisations traitant des données à caractère personnel dans les États membres. Par rapport aux règles précédentes, le règlement 2018/1725 met davantage en adéquation les obligations de documentation avec les risques posés par le traitement de données à caractère personnel. Ainsi, par exemple, les exigences de documentation concernant un abonnement à une lettre d’information d’une institution de l’UE seront moins strictes que pour un système utilisant une «télévision en circuit fermé intelligente» qui couvrira un espace accessible au public ou que pour une base de données établissant le profil de voyageurs à des fins de filtrage.
Selon le traitement de données à caractère personnel qu’elles effectuent, les institutions de l’UE (les «responsables du traitement») peuvent ne pas devoir accomplir toutes les étapes ci-dessous [celles-ci sont décrites dans la Accountability on the ground toolkit (boîte à outils en matière de responsabilité sur le terrain)]:
L’article 39 du règlement 2016/794 relatif à Europol prévoit un mécanisme de consultation préalable ad hoc pour un nouveau type d’opérations de traitement, à savoir pour les données traitées par Europol afin d’aider les États membres à prévenir la grande criminalité et le terrorisme et à les combattre. De même, l’article 72 du règlement 2017/1939 relatif au Parquet européen prévoit un mécanisme spécifique de consultation préalable pour le traitement de données opérationnelles, à savoir des données traitées dans le cadre d’enquêtes et de poursuites pénales menées par le Parquet européen. Le règlement 2018/1725, y compris le mécanisme standard de consultation préalable, s’applique aux traitements de données effectués par Europol et le Parquet européen, notamment en ce qui concerne les données de membres du personnel et de visiteurs, par exemple.
Lorsqu’une institution de l’UE n’est pas certaine de devoir notifier un traitement de données en vue d’une consultation préalable, son DPD peut nous consulter afin d’obtenir une confirmation.
Tout comme c’était le cas pour les avis de contrôle préalable que nous émettions auparavant, en général, les avis de consultation préalable sont publics, mais nous pouvons, si nécessaire, supprimer des éléments sensibles, par exemple liés à la sécurité. Certains avis, qui possèdent, par nature, un caractère sensible, en particulier dans les domaines de la police et de la justice, peuvent ne pas être publiés. À des fins de transparence, ces avis sont résumés dans notre rapport annuel.
Avis du 6 décembre 2007 sur une notification de contrôle préalable concernant les données traitées par le conseiller social (Dossier 2007-489)
Avis du 6 décembre 2007 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier "Dossiers sociaux" (Dossier 2007-355)
Dans le cadre de ses recommandations, le CEPD a notamment souligné qu'à titre de règle générale, le droit d'accès et de rectification soit accordé à la personne concernée au regard de son dossier ainsi que des notes personnelles de l'assistant social, sauf des exceptions légitimes. Il a été aussi recommandé que le CESE et le CdR mentionnent dans la note d'information qu'il revient au personnel demandeur d'une aide et qu'ils informent les personnes auxquelles il fait référence de leurs propres droits relatifs aux articles 11 et 12. Il revient également au demandeur d'aide de fournir à ces personnes l'information disponible sur le site intranet afin qu'elles soient informées de leurs droits. La note d'information doit aussi faire référence à la possibilité du fait que, dans certains cas, le droit des personnes concernées d'avoir accès à certaines données relatives à leur dossier soit limité à la lumière de l'article 20.1.c du règlement, mais qu'elles seront informées des principales raisons qui motivent cette limitation en conformité avec l'article 20.3 du règlement.
Avis du 6 décembre 2007 sur la notification d'un contrôle préalable sur la déclaration publique d'intérêts (Dossier 2007-419)
Avis du 4 décembre 2007 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier "Procédure de notation des fonctionnaires et agents" (Dossier 2007-356)
Avis du 29 novembre 2007 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier "Gestion administrative en cas de grève et actions assimilables : retenues sur traitement et mesures de réquisitions" (Dossier 2004-249)