Avis du 18 décembre 2013 sur la notification en vue d’un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de l’Office de l’ORECE concernant les demandes et autorisations de congés de tout type (y compris les congés spéciaux) (Dossier 2013-0405)
The mini-prior-check Opinion in case 2013-0797 covers the processing operations related to the OHIM's attestation procedure (ex-C and ex-D categories). As the EDPS issued Guidelines on the evaluation of statutory staff in the context of annual appraisal, probation, promotion or regarding certification and attestation (henceforth: "Guidelines"), the EDPS only addresses the existing data conservation policy which does not seem to be in conformity with the principles of the Regulation and with the Guidelines issued by the EDPS in July 2011. Article 4(1)(e) of the Regulation states that personal data can be kept in a form permitting identification of data subjects for no longer than necessary for the purpose for which they were collected or further processed.
The EDPS observes that conservation of attestation files of unsuccessful applicants for up to five years after the particular exercise can be considered as necessary for the related appeals. At the same time, there seem to be no sufficient evidence as to the necessity of storage of the actual attestation decisions beyond the end of the career at the OHIM. Therefore, the OHIM is invited to reconsider the existing time limit and to provide for precise justifications that will be taken into account in the on-going discussions with the relevant stakeholders.
Avis du 21 novembre 2013 sur la notification d’un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de l’Agence européenne de défense pour ce qui concerne la gestion des congés (Dossier 2013-0741)
Avis du 14 novembre 2013 sur une notification en vue d’un contrôle préalable reçu du délégué à la protection des données du Centre européen de prévention et de contrôle des maladies concernant la gestion des présences et des absences (Dossier 2013-0362)
Avis du 14 novembre 2013 sur la notification en vue d'un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de l'Agence européenne des produits chimiques au sujet de la gestion des congés et du temps de travail (Dossier 2013-0345)