Avis de contrôle préalable et consultations préalables

Avis du 29 mai 2008 sur la notification d'un contrôle préalable à propos du dossier de l'attribution et la réservation de places de parking aux personnes à mobilité réduite (PMR) (Dossier 2007-753)
Le traitement a pour finalité de mettre en place une procédure pour octroyer des places de parking aux PMR afin de faciliter l'accès des PMR aux bâtiments du SGC et d'assurer la sécurité et le bien-être des PMR au travail. Le traitement sera effectué par le service de prévention du Secrétariat Général du Conseil.

D'après la procédure, des données à la fois administratives et relatives à la santé seront collectées, notamment le nom du demandeur PMR, le prénom, le numéro de matricule, la dénomination du bâtiment, l'avis médical du médecin-conseil du service médical du Conseil (autorisation temporaire, autorisation permanente ou refus), la localisation d'emplacement, le numéro d'immatriculation éventuellement (sur consentement de la personne concernée), la date d'octroi et la fin d'attribution.

L'attribution d'une place ne sera octroyée à la PMR que sur base d'un examen médical par le service médical du Conseil. Des données relatives à la santé seront ainsi traitées dans le cadre du traitement. C'est pourquoi, ce traitement entre dans le champ d'application de la procédure de contrôle préalable sur la base de l'article 27.2.a) du règlement 45/2001.

Dans le cadre de ses recommandations, le CEPD a notamment souligné que le Conseil rappelle à toute l'équipe du service de prévention de traiter les données relatives à la santé à la lumière des principes de la confidentialité médicale et qu'elle est soumise à une obligation de secret professionnel équivalente à d'un praticien de la santé. En outre, il a été recommandé que l'ensemble des informations contenues dans les articles 11 et 12 du règlement 45/2001, tant obligatoires que facultatives, soit l'objet de la Communication au personnel relative au traitement en l'espèce qui sera disponible, d'après la pratique habituelle sur le site intranet du Conseil. La Décision du Conseil du 13 septembre 2004 devra également être mentionnée dans la dite Communication.

Opinion of 26 May 2008 on a notification for prior checking on assignment of ALER flats to statutory staff of JRC Ispra and the European School in Varese (Case 2008-144)
The purpose of processing is to attribute free ALER flat to statutory staff of JRC Ispra site and the dependants of the European School in Varese taking into consideration new arrivals, family size and social aspects (such as a family with a handicap person in charge).

The attribution procedure is the following:

• publication of free ALER (Azienda Lombarda per l'edilizia residenziale provincia di Varese) flats;
• collection of applications;
• preparation of evaluation sheets;
• convocation of the Joint Housing Committee (CPA);
• decision on basis of neutralised (without name) tables of evaluation. The evaluation is based on the attribution criteria listed in the file "Scheda individuale per assegnazioni alloggi";
• after the selection (decision of the Joint Housing Committee) the candidates are informed by post sealed in a closed envelope either by internal post to JRC staff in Ispra or by registered letter to European school staff;
• ALER is informed about attribution of apartments to the respective candidates, the name, the work-address (JRC or European school) and the work-place phone number are indicated in order to protect the information about their private address.

Avis du 23 mai 2008 sur une notification en vue d'un contrôle préalable concernant le traitement des données à caractère personnel de la crèche du CCR-IRMM à Geel (Dossier 2008-152)

Avis du 20 mai 2008 sur la notification d'un contrôle préalable concernant l'évaluation de la capacité du personnel à travailler dans une troisième langue (Dossier 2008-159)

Avis du 19 mai 2008 sur la notification de contrôle préalable concernant le système de télévision en circuit fermé (système de CCTV) de l'OLAF (Dossier 2007-634)