Avis de contrôle préalable et consultations préalables

Certaines des procédures mises en place par les institutions de l’UE présentent des risques pour les droits en matière de protection des données et pour les libertés des personnes.

En vertu de l’ancien cadre juridique [le règlement (CE) nº 45/2001], les institutions de l’UE étaient tenues de nous notifier les opérations de traitement de données présentant des risques avant de les mettre en place.

En général, nos avis de contrôle préalable étaient publics.

Le règlement 2018/1725 est fondé sur l’ancien règlement et il est le reflet du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le RGPD) qui s’applique à la plupart des organisations traitant des données à caractère personnel dans les États membres. Par rapport aux règles précédentes, le règlement 2018/1725 met davantage en adéquation les obligations de documentation avec les risques posés par le traitement de données à caractère personnel. Ainsi, par exemple, les exigences de documentation concernant un abonnement à une lettre d’information d’une institution de l’UE seront moins strictes que pour un système utilisant une «télévision en circuit fermé intelligente» qui couvrira un espace accessible au public ou que pour une base de données établissant le profil de voyageurs à des fins de filtrage.

Selon le traitement de données à caractère personnel qu’elles effectuent, les institutions de l’UE (les «responsables du traitement») peuvent ne pas devoir accomplir toutes les étapes ci-dessous [celles-ci sont décrites dans la Accountability on the ground toolkit (boîte à outils en matière de responsabilité sur le terrain)]:

• • produire des documents de base (appelés «registres») pour tous les traitements;
  • vérifier si le traitement est susceptible de présenter des risques élevés pour les personnes dont les données sont traitées et consulter le DPD si tel semble être le cas;
  • si les institutions de l’UE doivent réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD), elles examinent ces risques de manière plus détaillée et prévoient des garanties/contrôles spécifiques afin de les gérer;
  • si les résultats de cette analyse continuent de faire apparaître des risques résiduels élevés en matière de protection des données, l’institution de l’UE concernée doit saisir le CEPD en vue d’une consultation préalable (voir l’article 40 du règlement 2018/1725 pour les données administratives à caractère personnel et l’article 90 de ce même règlement pour les données opérationnelles à caractère personnel).

L’article 39 du règlement 2016/794 relatif à Europol prévoit un mécanisme de consultation préalable ad hoc pour un nouveau type d’opérations de traitement, à savoir pour les données traitées par Europol afin d’aider les États membres à prévenir la grande criminalité et le terrorisme et à les combattre. De même, l’article 72 du règlement 2017/1939 relatif au Parquet européen prévoit un mécanisme spécifique de consultation préalable pour le traitement de données opérationnelles, à savoir des données traitées dans le cadre d’enquêtes et de poursuites pénales menées par le Parquet européen. Le règlement 2018/1725, y compris le mécanisme standard de consultation préalable, s’applique aux traitements de données effectués par Europol et le Parquet européen, notamment en ce qui concerne les données de membres du personnel et de visiteurs, par exemple.

Lorsqu’une institution de l’UE n’est pas certaine de devoir notifier un traitement de données en vue d’une consultation préalable, son DPD peut nous consulter afin d’obtenir une confirmation.

Tout comme c’était le cas pour les avis de contrôle préalable que nous émettions auparavant, en général, les avis de consultation préalable sont publics, mais nous pouvons, si nécessaire, supprimer des éléments sensibles, par exemple liés à la sécurité. Certains avis, qui possèdent, par nature, un caractère sensible, en particulier dans les domaines de la police et de la justice, peuvent ne pas être publiés. À des fins de transparence, ces avis sont résumés dans notre rapport annuel.