Certaines des procédures mises en place par les institutions de l’UE présentent des risques pour le droit à la protection des données et les libertés des personnes.

Le règlement oblige les institutions de l’UE à notifier le CEPD avant de mettre en place ces procédures ou traitements de données à risque. Elles ne sont toutefois pas tenues de notifier le traitement à chaque fois qu'il a lieu.

L’article 27, paragraphe 1, du règlement (CE) nº 45/2001 présente les types de traitement qui doivent faire l’objet d’une notification :

• les traitements de certaines catégories de données, telles que les données relatives à la santé collectées lors d’examens médicaux préalables à l’engagement ;
• les traitements destinés à évaluer des personnes, par exemple lors d’évaluations, d’un recrutement ou de la sélection de personnel, de contractants dans le cadre de procédures de passation de marché ou d’experts externes ;
• les traitements visant à exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat, tels que l’établissement d’une liste noire pour le financement de projets ;

les cas où des données sont collectées pour une finalité spécifique et potentiellement utilisées pour une autre sans justification légale (base juridique), comme le fait de relier deux bases de données ayant des finalités différentes.

• Lorsqu’une institution de l’UE n’est pas certaine de devoir notifier un traitement, son délégué à la protection des données peut nous consulter afin d’obtenir une confirmation.

  Une fois la notification reçue, nous formulons des recommandations, s'il y a lieu, pour aider les institutions à rendre la procédure conforme aux règles en matière de protection des données. Notre travail de suivi consiste à vérifier que ces recommandations ont bien été appliquées par l’institution.

  En général, nos avis de contrôle préalable accessibles au public, mais nous pouvons si nécessaire supprimer des éléments sensibles, par exemple des éléments relatifs à la sécurité.

  Jusqu’à présent, nous avons reçu une moyenne d’environ 130 notifications par an.

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