Il incombe au CEPD de traiter les plaintes concernant la manière dont les institutions et organes de l'Union traitent les données personnelles. De telles plaintes peuvent être déposées par la personne concernée ou par un organisme, une organisation ou une association. Le CEPD examine, dans la mesure appropriée, l'objet de la plainte et informe le plaignant de l'avancement et des résultats de l'enquête dans un délai raisonnable. Les données personnelles seront utilisées pour examiner et enquêter sur les plaintes, pour statuer sur leur issue, ainsi que pour en garantir la mise en œuvre.
Le CEPD traite les plaintes de manière confidentielle (sans préjudice du Règlement (CE) 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents).
Nous traitons vos données personnelles conformément au Règlement (CE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes, bureaux et agences de l'Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le Règlement (CE) n° 45/2001 et la Décision n° 1247/2002/CE. Les plaintes contre Europol seront examinées conformément au Règlement (UE) 2016/794.
Les informations suivantes sont fournies conformément aux articles 15 et 16 du Règlement (CE) 2018/1725 (« le Règlement »).
Qui est le contrôleur ?
Le responsable du traitement est le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD).
Pour plus d’informations sur le CEPD, veuillez consulter notre site web.
Quelles données personnelles traitons-nous et qui peut y accéder ?
Catégories de données personnelles :
Les données personnelles traitées sont fournies par le plaignant ou obtenues par le CEPD auprès d’autres sources au cours de l’enquête sur votre plainte. Les catégories de données contenues dans les documents peuvent varier en fonction de l’objet de la plainte et peuvent, dans certains cas, inclure des données sensibles.
Qui peut accéder à vos données personnelles?
Au sein du CEPD, les gestionnaires de dossiers, le personnel administratif et la hiérarchie impliqués dans le traitement des plaintes auront accès au dossier contenant vos données personnelles, sur la base du besoin d’en connaître. Tous les accès aux dossiers sont enregistrés. Vos données seront transférées à d’autres institutions et organes de l’UE ou à des tiers uniquement lorsque cela est nécessaire pour garantir une enquête appropriée ou le suivi de votre plainte. Cela implique que la plainte et les documents connexes soient partagés avec l’institution ou l’organe de l’Union concerné, avec copie au DPD. Les décisions et, le cas échéant, les évaluations préliminaires, sont également partagées avec l’institution ou l’organe de l’Union.
Le cas échéant, et conformément au protocole d’accord entre le CEPD et le Médiateur européen, certaines plaintes peuvent être transférées au Médiateur européen. Le CEPD peut également transférer certaines plaintes qui échappent à ses compétences à d’autres institutions ou organes de l’UE compétents, tels que la Commission européenne, le Parlement européen et l’OLAF.
Dans les cas où le CEPD n’est pas compétent pour enquêter sur le sujet, il peut transférer votre plainte à l’autorité de contrôle nationale ou à une organisation internationale compétente, dans le cadre de la coopération entre le CEPD et les autorités de contrôle nationales ou les organisations internationales (voir les articles 61 et 62, ainsi que l’article 51(b) du Règlement).
Le CEPD traite les plaintes de manière confidentielle. Pendant et après la fin de l’enquête, aucun document lié à la plainte, y compris la décision finale, n’est divulgué de manière proactive par le CEPD au public. Cependant, l’accès à de tels documents peut être demandé en vertu du Règlement (CE) 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents. Dans un tel cas, le CEPD peut accorder un accès aux documents au cas par cas, en tout ou en partie, conformément aux règles en vigueur. Le CEPD peut publier des résumés anonymisés de cas, par exemple sur son site web ou dans des rapports annuels. Le CEPD peut également décider de publier la décision finale dans son intégralité pour des cas importants. Cela se ferait sous une forme prenant en compte toute demande de confidentialité, empêchant ainsi l’identification du plaignant ou des autres parties.
Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quelle base légale ?
Vos données personnelles sont traitées par le CEPD, lorsqu'il est proportionné et nécessaire, dans le but d’enquêter sur votre plainte et d’assurer son suivi. En tant qu’autorité de contrôle responsable de la surveillance du traitement des données personnelles par les institutions et organes de l’Union, le CEPD a pour mission de traiter les plaintes déposées par une personne concernée, un organisme, une organisation ou une association, et d’enquêter, dans la mesure appropriée, sur l’objet de la plainte. Le CEPD doit informer le plaignant de l’avancement et des résultats de l’enquête dans un délai raisonnable, en particulier si une enquête plus approfondie ou une coordination avec une autre autorité de contrôle est nécessaire (voir article 57(1)(e) du Règlement).
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Le dossier de notre enquête - y compris vos données personnelles - sera conservé jusqu’à dix ans (deux ans pour les plaintes manifestement irrecevables) après la clôture du dossier, sauf si une procédure judiciaire exige leur conservation pour une période plus longue.
Après avoir déposé une plainte via le formulaire du CEPD, toutes les informations et annexes (le cas échéant) incluses dans la plainte sont supprimées du serveur après avoir été envoyées au service responsable. Pour des raisons de sécurité, le CEPD traite également certaines métadonnées (telles que l'adresse IP, l'adresse e-mail de l'expéditeur et l'horodatage), qui sont supprimées automatiquement après 30 jours.
Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?
Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles et aux informations pertinentes concernant leur utilisation. Vous avez le droit de rectifier vos données personnelles. Sous certaines conditions, vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles ou la limitation de leur utilisation. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière, à tout moment. Nous examinerons votre demande, prendrons une décision et vous la communiquerons sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire.
Pour plus d’informations, veuillez consulter les articles 14 à 21, 23 et 24 du Règlement. Veuillez noter que dans certains cas, des restrictions peuvent s’appliquer en vertu de l’article 25 du Règlement.
Vous pouvez envoyer votre demande au CEPD par courrier postal dans une enveloppe scellée ou utiliser notre formulaire de contact sur le site web du CEPD (voir la section des coordonnées ci-dessous).
Vous avez le droit de déposer une plainte.
Si vous avez des remarques ou des plaintes concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles, nous vous invitons à contacter le DPD du CEPD (voir la section sur les coordonnées ci-dessous). Veuillez mentionner le numéro de dossier de votre plainte.
Coordonnées pour les demandes concernant vos données personnelles
Nous vous encourageons à nous contacter en utilisant le formulaire de contact du CEPD, en sélectionnant « Mes données personnelles » comme sujet pertinent.
Pour contacter personnellement et de manière confidentielle le DPD du CEPD, nous vous suggérons d’envoyer un e-mail à DPO@edps.europa.eu ou une lettre à l’adresse postale du CEPD, en indiquant qu'elle est destinée au DPD du CEPD.
Vous pouvez joindre le CEPD de plusieurs manières :
E-mail : edps@edps.europa.eu
Adresse postale du CEPD : Contrôleur européen de la protection des données, Rue Wiertz 60, B-1047 Bruxelles, Belgique
Vous pouvez trouver des informations complètes de contact sur le site web du CEPD. Pour plus d’informations sur le DPD du CEPD, veuillez vous rendre sur notre page du Délégué à la protection des données au CEPD.
Où puis-je en savoir plus ?