Avis de contrôle préalable concernant l’exercice d’évaluation 2017 à l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (Dossier 2017-0813)
The peer feedback enables staff members to perform a self- assessment and provide and receive feedback about and from their peers, while the 360° feedback allows for managers receiving feedback from their peers and from direct report and line managers about their leadership skills. Individual and group feedback reports are both developed to provide an organizational overview of the results obtained through the peer and the 360º feedback exercises. The EDPS recommended to revise the privacy statement clarifying that participants can decide to opt-out at any time and to define the purpose of the group reports and the categories of data covered.
Avis de contrôle préalable concernant l’utilisation de l’outil 360° de retour d’information pour le personnel d’encadrement de l’Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises (Dossier 2017-0588)
Avis de contrôle préalable concernant les périodes d’essai et l'outil électronique de gestion des périodes d'essai au Fonds européen d'investissement (Dossier 2015-1107)
Lors de l'évaluation de la période d’essai de membres du personnel et de l'adoption du rapport y relatif, le FEI traite les données à caractère personnel de ces membres du personnel. Afin d'assurer la transparence et l'équité, les informations relatives à ce traitement devraient être fournies aux personnes concernées, et cela, au moyen d'un avis spécifique relatif à la protection des données. Cet avis devrait être publié sur l'intranet. Un lien vers cet avis devrait également être ajouté dans les formulaires, rapports ou messages respectifs qui sont envoyés aux membres du personnel durant les différentes phases de l'évaluation de leur période d’essai. L'avis devrait aussi définir de manière claire les procédures d'octroi des droits individuels, y compris les informations sur le délai de réaction que l'on peut attendre du FEI pour les requêtes émanant des intéressés. Les membres du personnel devraient se voir accorder l'accès à toutes les données les concernant, qui figurent dans leur dossier personnel et dans la base de données électronique, même après la cessation de leurs fonctions. Il conviendrait de conserver pendant toute la durée de la carrière professionnelle des membres du personnel les lettres contenant les décisions relatives à la période d'essai de ceux-ci, mais en revanche, les rapports y afférents ne restent pas forcément pertinents sur toute la durée de la carrière professionnelle. La rétention des rapports de période d'essai pour une période maximale de cinq ans après la fin d’une procédure d’évaluation donnée serait considérée comme appropriée.
Notification en vue d’un contrôle préalable concernant l’«article 24 et l’article 90 du statut» auprès du Service européen pour l’action extérieure (Dossier 2017-0262)