European Data Protection Supervisor
Le Contrôleur Européen de la Protection des Données

Enquêtes administratives et procédures disciplinaires

Enquêtes administratives et procédures disciplinaires

Ce qu’il faut savoir sur les enquêtes administratives et les procédures disciplinaires

Ce document se réfère aux procédures concernant le personnel des administrations publiques telles que les institutions et organes de l’Union européenne (UE). Une enquête administrative peut être diligentée pour un certain nombre de raisons telles que le harcèlement moral ou sexuel, un conflit d’intérêts, ou bien encore si un membre du personnel s’implique dans des activités externes durant les heures de bureau sans y être autorisé ou est soupçonné d’avoir gonflé les heures de travail de ses feuilles de présence. Outre la victime présumée et la personne faisant l’objet de l’enquête, d’autres personnes telles que des témoins et des tiers (personnes simplement citées dans le dossier) peuvent être impliquées dans l’enquête. Suite à l’enquête administrative, s’il y a suffisamment de preuves montrant que la personne faisant l’objet de l’enquête est responsable d’une faute grave, fraude ou autre irrégularité portant atteinte aux intérêts financiers ou autres de l’administration publique, une procédure disciplinaire peut être engagée. La sévérité des sanctions disciplinaires imposées est proportionnelle à la gravité de la faute commise. La personne accusée peut être licenciée ou suspendue pour une période spécifique.

Quels sont les principaux enjeux en matière de protection des données?

Qualité des données et limitation des données: il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel (également appelées «informations à caractère personnel») que nécessaire. Comment? En se contentant, d’emblée, de ne collecter que les informations pertinentes et strictement nécessaires. Lors d’une enquête administrative, les enquêteurs peuvent disposer d’informations à caractère personnel qui n’ont pas d’intérêt ni de pertinence pour l’enquête. Dans un cas de harcèlement, par exemple, l’orientation sexuelle de la victime présumée n’a pas d’intérêt sauf si elle est à l’origine du harcèlement. Dans le cas d’activités externes ou d’un conflit d’intérêts présumés, les courriers électroniques échangés entre la personne faisant l’objet de l’enquête et le service médical de l’administration publique concernant sa santé, sont sans rapport avec l’objet de l’enquête. Ces informations devraient donc être rapidement retirées du dossier et ne devraient pas faire l’objet d’un traitement ultérieur. Le principe de la limitation des données collectées, stockées et traitées devrait s’appliquer à tous les moyens et à toutes les étapes de l’enquête.

Droit à l’information: les personnes faisant l’objet d’une enquête devraient, en particulier, recevoir des informations de l’organisme d’enquête concernant l’ouverture et la clôture de l’enquête les visant, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel ainsi que les raisons sous-jacentes, l’éventuel transfert de leurs données au conseil de discipline et, le cas échéant, l’audition et son issue. Dans de rares cas, informer la personne de l’enquête ou de la procédure disciplinaire dont elle est l’objet à un stade précoce peut porter préjudice à l’enquête. Par exemple, la personne visée par une enquête pourrait être un expert en technologies de l’information (TI) et donc être capable de détruire des éléments importants à charge; autre exemple, le harceleur présumé pourrait être informé uniquement à la fin de l’enquête dans le but de protéger l’identité de la victime présumée. Si le droit à l’information est limité ou retardé - décision prise au cas par cas -, l’administration qui enquête doit être en mesure d’exposer ses motivations et de les documenter avant que la décision ne soit prise (principe de responsabilité).

Droit d’accès - les personnes faisant l’objet d’une enquête et les victimes présumées devraient, en règle générale, avoir un accès complet aux informations à caractère personnel les concernant, dans le cadre de l’enquête ou de la procédure disciplinaire en question. Des exceptions peuvent s’appliquer en particulier en vue de protéger des personnes (par exemple, une personne visée par une enquête pour harcèlement peut voir son droit d’accès limité aux fins de protéger la victime présumée; une personne faisant l’objet d’une enquête pour fraude peut ne pas avoir accès à l’identité d’un témoin afin de protéger les droits et libertés du témoin). Compte tenu du droit à l’information, les exceptions au droit d’accès devraient être évaluées au cas par cas et documentées. Le droit d’accès d’un témoin devrait être évalué de manière stricte selon le principe du «besoin d’en connaître»: le témoin doit avoir accès aux informations le concernant qui sont traitées par l’administration, et non à l’ensemble du dossier.

Délais de conservation: les délais de conservation des dossiers d’enquête et disciplinaires devraient être clairement définis et variables en fonction de l’issue de l’affaire. Un dossier d’enquête qui ne conduit pas à une procédure disciplinaire ne devrait pas être conservé aussi longtemps qu’un dossier de procédure disciplinaire menant à une sanction disciplinaire.

Transferts: au cours de l’enquête, les enquêteurs peuvent demander des informations à d’autres services ou départements, ce qui entraînera des transferts de données au sein de l’administration. Dans le cadre d’une enquête pour fraude, si les enquêteurs demandent des données sur les demandes de remboursement de la personne visée par l’enquête, leur demande doit être claire, précise, et ne porter que sur les données pertinentes; ils doivent préciser les informations exactes dont ils ont besoin et les raisons pour lesquelles elles sont nécessaires à l’enquête. L’instance sollicitée doit vérifier que ces demandes de données émanent de personnes réellement compétentes pour mener des enquêtes, transférer uniquement les informations demandées et ne pas divulguer d’informations (superflues) sur d’autres personnes, par exemple sur le conjoint et les enfants de la personne visée par l’enquête.

Sous-traitance: si un expert, par exemple un graphologue ou un médecin spécialiste, est invité à rendre un avis sur un problème spécifique dans le contexte d’une enquête, le contrat entre l’administration et l’expert (également appelé sous-traitant) devrait stipuler que ce dernier n’agit que sur instruction de l’administration; il devrait également préciser la finalité de la sous-traitance, les principes de protection des données et les obligations en matière de sécurité incombant à l’expert.

Sécurité des données - en raison du caractère sensible des données traitées, l’administration devrait mettre en place des mesures de sécurité spécifiques sur le contrôle d’accès et la gestion de toutes les informations traitées dans le cadre d’une enquête ou d’une procédure disciplinaire.

 

Pour en savoir plus

La liste suivante, non exhaustive, est une sélection de documents à consulter pour toute information complémentaire sur les enquêtes administratives et les procédures disciplinaires:

Lignes directrices du CEPD:

Lignes directrices du CEPD relatives aux enquêtes administratives et aux procédures disciplinaires

Lignes directrices du CEPD sur les droits des individus concernant le traitement des données à caractère personnel

 

Avis de contrôle préalable du CEPD:

Avis de contrôle préalable conjoint sur le traitement des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires dans six agences exécutives, 2013-1022 (REA), 2013-1012 (CHAFEA), 2014-0136 (INEA), 2014-0723 (EACEA), 2014-0805 (ERCEA) et 2014-0937 (EASME).

Avis de contrôle préalable conjoint sur le traitement des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires dans cinq agences décentralisées de l’UE (2010-0752)

 

Sujets connexes:

Procédures de prévention du harcèlement

Procédures anti-fraude

Alerte éthique

Mesures de sécurité relatives au traitement des données à caractère personnel