Certaines des procédures mises en place par les institutions de l’UE présentent des risques pour les droits en matière de protection des données et pour les libertés des personnes.
En vertu de l’ancien cadre juridique [le règlement (CE) nº 45/2001], les institutions de l’UE étaient tenues de nous notifier les opérations de traitement de données présentant des risques avant de les mettre en place.
En général, nos avis de contrôle préalable étaient publics.
Le règlement 2018/1725 est fondé sur l’ancien règlement et il est le reflet du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le RGPD) qui s’applique à la plupart des organisations traitant des données à caractère personnel dans les États membres. Par rapport aux règles précédentes, le règlement 2018/1725 met davantage en adéquation les obligations de documentation avec les risques posés par le traitement de données à caractère personnel. Ainsi, par exemple, les exigences de documentation concernant un abonnement à une lettre d’information d’une institution de l’UE seront moins strictes que pour un système utilisant une «télévision en circuit fermé intelligente» qui couvrira un espace accessible au public ou que pour une base de données établissant le profil de voyageurs à des fins de filtrage.
Selon le traitement de données à caractère personnel qu’elles effectuent, les institutions de l’UE (les «responsables du traitement») peuvent ne pas devoir accomplir toutes les étapes ci-dessous [celles-ci sont décrites dans la Accountability on the ground toolkit (boîte à outils en matière de responsabilité sur le terrain)]:
L’article 39 du règlement 2016/794 relatif à Europol prévoit un mécanisme de consultation préalable ad hoc pour un nouveau type d’opérations de traitement, à savoir pour les données traitées par Europol afin d’aider les États membres à prévenir la grande criminalité et le terrorisme et à les combattre. De même, l’article 72 du règlement 2017/1939 relatif au Parquet européen prévoit un mécanisme spécifique de consultation préalable pour le traitement de données opérationnelles, à savoir des données traitées dans le cadre d’enquêtes et de poursuites pénales menées par le Parquet européen. Le règlement 2018/1725, y compris le mécanisme standard de consultation préalable, s’applique aux traitements de données effectués par Europol et le Parquet européen, notamment en ce qui concerne les données de membres du personnel et de visiteurs, par exemple.
Lorsqu’une institution de l’UE n’est pas certaine de devoir notifier un traitement de données en vue d’une consultation préalable, son DPD peut nous consulter afin d’obtenir une confirmation.
Tout comme c’était le cas pour les avis de contrôle préalable que nous émettions auparavant, en général, les avis de consultation préalable sont publics, mais nous pouvons, si nécessaire, supprimer des éléments sensibles, par exemple liés à la sécurité. Certains avis, qui possèdent, par nature, un caractère sensible, en particulier dans les domaines de la police et de la justice, peuvent ne pas être publiés. À des fins de transparence, ces avis sont résumés dans notre rapport annuel.
Avis de contrôle préalable du CEPD sur les «enquêtes administratives et procédures disciplinaires» au sein de l’EIT (Dossier 2016-1165)
The EU High Level Advisers programme in Moldova aims to draw on the experience of expert senior officials in EU Member States to help Moldova meet its commitments related to agreements with the EU. The programme is run by the Commission and the EU Delegation in Moldova. A service provider helps to implement the programme in Moldova. The candidate High Level Advisers are selected by the Commission and the Delegation and after the endorsement by Moldovan authorities are recruited by the service provider. In consultation with the Moldovan authorities, the service provider annually evaluates the High Level Advisers on their performance. Following this, the Delegation decides whether to extend the High Level Advisers' contracts. All this entails the processing of personal data by the Commission, the Delegation, the service provider and Moldovan authorities.
The Commission and the Delegation are the co-controllers for the processing of personal data in the High Level Advisers programme and need to clearly define their respective obligations. They should also set up a framework for exchanging the personal data of candidate and recruited High Level Advisers with the Moldovan authorities. The Delegation needs to clarify their respective data protection obligations with the service provider. The candidate and recruited High Level Advisers need to be properly informed about how their personal data is processed in the EU High Level Advisers programme in Moldova.
Notification on the selection and recruitment of temporary agents, contract agents and seconded national experts at EIOPA (case 2013-0541)
Avis de contrôle préalable ex post concernant la procédure de détection, gestion et résolution de l’insuffisance professionnelle au CEPD (dossier CEPD 2017-0489)
Prior-checking Opinion regarding the activities of the EEAS’ medical service (EDPS case 2016-0780)