Was Sie über die Vergabe öffentlicher Aufträge und externe Experten wissen sollten
Die Organe und Einrichtungen der EU müssen oft externe Diensteanbieter für Waren und Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Um die beste Verwendung der finanziellen Ressourcen der EU zu gewährleisten, müssen externe Auftragnehmer und Experten ausgewählt und ihre Leistung anhand der in der EU-Haushaltsordnung vorgesehenen Kriterien bewertet werden.
Jedes durch eine Ausschreibung oder Interessenbekundung eingeleitete Verfahren beinhaltet die Verarbeitung personenbezogener Daten (auch als persönliche Daten bekannt) der Bewerber (oder ihrer Vertreter/Mitarbeiter, wenn die Bewerber juristische Personen sind), um ihre Wirtschaftlichkeit sowie ihre berufliche und technische Leistungsfähigkeit anhand der vorher festgelegten Kriterien zu bewerten.
Welche sind die wichtigsten Datenschutzfragen?
Qualität der Daten – Es ist wichtig, nicht mehr personenbezogene Daten zu verarbeiten als notwendig. Wie? Indem sichergestellt wird, dass von vornherein nur die sachdienlichen Informationen, die notwendig sind, um ein Verfahren abzuschließen, erhoben werden. Zum Beispiel kann in einem Verfahren zur Auswahl von Experten für ein Projekt in einem bestimmten Bereich die Erhebung von Finanzdaten, wie Kontonummern, über den Zweck der Auswahl von Experten zur Aufnahme auf eine Reserveliste hinausgehen. Derartige Daten sollten erst zu einem späteren Zeitpunkt und nur, wenn die Experten für eine bestimmte Dienstleistung ausgewählt werden, erhoben werden.
Aufbewahrungsfrist – Organisationen müssen personenbezogene Daten oft für bestimmte Zwecke in ihren Akten aufbewahren. Allerdings verstößt es gegen das Gesetz, solche Informationen unbegrenzt aufzubewahren, daher müssen Organisationen sicherstellen, dass die in Belegen enthaltenen Informationen nicht länger, als es für die Haushaltsentlastung, für Kontroll- oder Prüfungszwecke notwendig ist, aufbewahrt werden. Personenbezogene Daten erfolgreicher Bewerber können für einige Jahre nach Unterzeichnung eines Vertrages oder am Ende eines bestimmten Programms in eine Akte aufgenommen werden, wohingegen die personenbezogenen Daten von ausgeschlossenen Bewerber nur aufbewahrt werden dürfen, um mögliche Beschwerden zu ermöglichen.
Auskunftsrecht – Das Recht auf Auskunft der betreffenden Person gilt sowohl für Fakten (Kontaktangaben, Befähigungsnachweise, Erfahrung usw.) als auch für Beurteilungsdaten. Allerdings wird die Auskunft wahrscheinlich auf aggregierte Beurteilungsergebnisse eingeschränkt, da jede Auskunft über die Beurteilungsergebnisse anderer Bewerber oder über die persönlichen Meinungen der Mitglieder des Bewertungsausschusses deren jeweilige Rechte untergraben würde.
Das Berichtigungsrecht ist auf Sachinformationen beschränkt und kann nur ausgeübt werden, solange die Ausschreibungsfrist nicht abgelaufen ist, um Transparenz und Gleichbehandlung der Bewerber zu gewährleisten.
Da es nicht möglich ist, Beurteilungsdaten zu berichtigen, weil sie naturgemäß subjektiv sind, muss/müssen die betreffende Person/Personen offizielle Rechtsmittel einlegen.
Weitere Informationen
Die folgende nicht erschöpfende Liste ist eine Auswahl weiterführender Literatur:
EDSB-Leitlinien:
Stellungnahme des EDSB zur Vorabkontrolle: