Was Sie über Personalauswahl- und Einstellungsverfahren wissen sollten
Auswahlverfahren sind ein notwendiger Bestandteil des Einstellungsverfahrens zur Auswahl von Personal für spezifische Stellen anhand spezifischer Kriterien. Sowohl die Auswahl- als auch die Einstellungsverfahren umfassen die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten (auch als persönliche Daten bekannt). In einem Auswahlverfahren könnte dies zum Beispiel Lebensläufe (einschließlich Zeugnisse, Berufserfahrung), Beurteilungstests und -berichte beinhalten. Zu Einstellungszwecken können ärztliche Eignungsbescheinigungen (die zu den sensiblen Daten gehören), Strafregister, Familienstand, Behinderungen, die besondere Vorkehrungen am Arbeitsplatz verlangen, usw. erhoben und verarbeitet werden.
Welche sind die wichtigsten Datenschutzfragen?
Qualität der Daten - Es ist wichtig, nicht mehr personenbezogene Daten zu verarbeiten als notwendig. Wie? Indem nur für die Auswahlkriterien relevante Informationen erhoben werden und nicht mehr Informationen als nötig beim Abfassen des Bewerbungsformulars. Zum Beispiel sind Fragen nach den Gründen, warum eine frühere Stelle aufgegeben wurde, nicht für die Einstellung notwendig. Fragen, ob eine Person jemals wegen einer Straftat verurteilt wurde, sollten vermieden werden, da ein Bewerber sich verpflichtet fühlen könnte, Informationen offenzulegen, die für die Einstellung nicht notwendig sind. Sofern gesetzlich vorgeschrieben (zum Beispiel für bestimmte Positionen), sollte eine derartige Frage durch einen Antrag auf Informationen aus dem aktuellen Strafregister oder einem ähnlichen Dokument ersetzt werden. Organisationen müssen bei der Prüfung dieser Dokumente vorsichtig sein, so dass nur die erforderlichen Daten verarbeitet werden.
Recht auf Information - Die Bewerber müssen über ihre Rechte und über die Zwecke, für die ihre Daten sowohl vor Beginn des Auswahlverfahrens (d.h. bevor sie sich bewerben) als auch bei ihrer Einstellung verarbeitet werden, informiert werden.
Recht auf Auskunft - Den Bewerbern sollte Auskunft über die Daten und die sie betreffenden Ergebnisse aus allen Schritten des Auswahlverfahrens gewährt werden. Ausnahmen können natürlich in Anwendung kommen, zum Beispiel Vergleichsinformationen, die andere Bewerber beinhalten sowie Berichte, die die persönlichen Meinungen der Mitglieder des Auswahlausschusses widerspiegeln. Sogar in solchen Fällen sollten den Bewerbern aber aggregierte Ergebnisse vorgelegt werden.
Aufbewahrungsfrist - Organisationen müssen personenbezogene Daten oft für bestimmte Zwecke zu den Akten nehmen. Es ist allerdings ungesetzlich, solche Daten unbegrenzt aufzubewahren. Die Akten, die Daten über ausgeschlossene Bewerber enthalten, sollten nicht so lange aufbewahrt werden wie die Akten der erfolgreichen Bewerber. Außerdem sollten Informationen, die nur eine Einstellungsbedingung darstellen, nicht aufbewahrt werden, sobald die Einstellung erfolgte. Es ist zum Beispiel nicht gerechtfertigt, Strafregister aufzubewahren, da sie eine Momentaufnahme im Leben einer Person darstellen, die nicht länger die Wirklichkeit widerspiegeln muss.
Weitere Informationen
Die folgende nicht erschöpfende Liste ist eine Dokumentenauswahl an weiterführender Literatur:
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