European Data Protection Supervisor
Der Europäische Datenschutzbeauftragte

Zugang zu Daten der elektronischen Kommunikation bei Abwesenheit eines Mitarbeiters

Zugang zu Daten der elektronischen Kommunikation bei Abwesenheit eines Mitarbeiters

Was Sie über den Zugang zu Daten der elektronischen Kommunikation bei Abwesenheit eines Kollegen wissen sollten

Die elektronische Kommunikation, wie z. B. E-Mail, ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Organisationen. In vielen Fällen ist eine private Nutzung in begrenztem Maße gestattet, wodurch die Mitarbeiter eine gewisse Privatsphäre erwarten. Arbeitgeber sollten normalerweise die E-Mails ihrer Mitarbeiter nicht lesen, da sie auch private Informationen enthalten können.

Es treten allerdings Probleme auf, wenn Mitarbeiter eine Organisation verlassen oder für längere Zeit abwesend sind und für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs Informationen erforderlich sind, die nur in ihrer Mailbox enthalten sind.

Um derartige Probleme zu vermeiden, sollten Organisationen ihre Mitarbeiter auffordern, sicherzustellen, dass der relevante Schriftverkehr an Stellen gespeichert wird, auf die die Personen, die sie benötigen, zugreifen können, wie z. B. Fallmanagementsysteme, Verfahrensakten oder  Übergabevermerke.

Für den Fall, dass der Zugriff auf die Mailbox eines Mitarbeiters dennoch erforderlich ist (z. B. wenn wichtige Informationen in dem Übergabevermerk fehlen), sollte die Organisation über Verfahren verfügen, die den Mitarbeitern hinreichend bekannt sind. Um Ihre privaten Mitteilungen zu schützen, könnten Mitarbeiter beispielsweise angewiesen werden, diese Mitteilungen in einem entsprechend gekennzeichneten Ordner abzulegen, so dass Organisationen sie umgehen können.

 
Welches sind die wichtigsten Datenschutzfragen?

Datenqualität – ein wichtiger Aspekt der Datenqualität ist die Datenminimierung, d. h., es sollten nur die personenbezogenen Daten aufgerufen und verarbeitet werden, die für die Ausführung der jeweiligen Aufgabe erforderlich sind. Um den Zugang zu Mailboxen von Mitarbeitern seltener erforderlich zu machen, sollten die Mitarbeiter angewiesen werden, Schriftverkehr, der in ihrer Abwesenheit möglicherweise erforderlich ist, in geeigneten Archiven zu speichern,   z. B. in Fallmanagement- oder ähnlichen Systemen. Dies ist nicht  nur eine Frage des Datenschutzes, sondern auch ausschlaggebend für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs der Organisation.

Recht auf Information – Mitarbeiter sollten die in ihren Organisationen geltenden Regelungen über den Zugang zu Daten der elektronischen Kommunikation kennen, so dass sie wissen, was sie zu erwarten haben und entsprechend handeln können. Die geltenden Regelungen müssen dokumentiert und den Mitarbeitern in klarer Form mitgeteilt werden.

Aufbewahrungsfrist – Personen, die die Organisation verlassen, müssen eindeutig darüber in Kenntnis gesetzt werden, ob und wie lange ihre Mailbox aufbewahrt wird. Für die Aufbewahrungsfrist gilt die allgemeine Regel „so kurz wie möglich, so lange wie nötig“. Wenn relevante Mitteilungen in Archiven gespeichert werden (z. B. Fallmanagmentsystem), kann die Aufbewahrungsfrist für die Mailbox selbst sehr kurz sein.

 

Weitere Informationen

Leitlinien zu personenbezogenen Daten und elektronischer Kommunikation in den EU-Einrichtungen (Leitlinien zur E-Kommunikation), 16. Dezember 2015

Schreiben vom 18. Mai 2016 von der Europäischen Investitionsbank (EIB) in Bezug auf den Zugang zu den auf Papier oder elektronisch gespeicherten beruflichen /personenbezogenen Daten von Bediensteten bei deren Abwesenheit, Ausscheiden aus der Bank oder Tod

 

Verwandte Themen:

Private Nutzung von elektronischer Kommunikation am Arbeitsplatz