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Vorabkontrolle

Manche Verfahren, die EU-Institutionen eingeführt haben, bringen Risiken für das Recht auf Datenschutz und die Grundfreiheiten des Einzelnen mit sich.

Der frühere Rechtsrahmen (Verordnung (EG) Nr. 45/2001) verpflichtete die EU-Institutionen, uns eine Meldung zu machen, bevor sie risikobehaftete Datenverarbeitungsverfahren einführten.

Im Allgemeinen waren unsere Stellungnahmen zu Vorabkontrollen öffentlich.

Die Verordnung (EU) 2018/1725 stützt sich auf die frühere Verordnung und entspricht der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), die für die meisten Organisationen gilt, die personenbezogene Daten in den Mitgliedstaaten verarbeiten. Im Vergleich zu den früheren Vorschriften werden durch die Verordnung (EU) 2018/1725 die Dokumentationspflichten stärker an den Risiken ausgerichtet, die die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringen. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Dokumentationsanforderungen für das Abonnieren eines Newsletters von EU-Institutionen niedriger sind als etwa für ein intelligentes Videoüberwachungssystem, das öffentlich zugänglichen Raum überwacht, oder für eine Datenbank, die Profile von Reisenden zu Kontrollzwecken erstellt.

Je nach Verfahren müssen die EU-Institutionen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (als „Verantwortliche“) nicht unbedingt alle nachstehend aufgeführten Schritte durchlaufen (diese Schritte sind im Leitfaden „Rechenschaftspflicht vor Ort“ beschrieben):

    • Erstellung der grundlegenden Dokumentation („Verzeichnis“) aller Verarbeitungsvorgänge;
    • Prüfung der Wahrscheinlichkeit, dass der Vorgang ein hohes Risiko für die Personen darstellt, deren Daten verarbeitet werden, und Konsultation des DSB, wenn dies der Fall zu sein scheint;
    • Muss die EU-Institution eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, so sind dabei diese Risiken eingehender zu untersuchen und spezifische Garantien/Kontrollen zu ihrer Bewältigung zu entwickeln;
    • Deuten die Ergebnisse der Datenschutz-Folgenabschätzung auf hohe Restrisiken für den Datenschutz hin, muss die EU-Institution beim EDSB eine vorherige Konsultation beantragen (siehe Artikel 40 bzw. Artikel 90 der Verordnung (EU) 2018/1725 für verwaltungstechnische und operative personenbezogene Daten).

Artikel 39 der Verordnung 2016/794 über Europol sieht für neue Arten von Verarbeitungsvorgängen in Bezug auf operative Daten – Daten, die von Europol zur Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Verhütung und Bekämpfung von schwerer Kriminalität und Terrorismus verarbeitet werden – eine vorherige Ad-hoc-Konsultation vor. Entsprechend sieht Artikel 72 der Verordnung 2017/1939 über die Europäische Staatsanwaltschaft (EuStA) einen besonderen Mechanismus zur vorherigen Konsultation für die Verarbeitung von operativen Daten vor, nämlich von Daten, die im Zusammenhang mit strafrechtlichen Ermittlungen und Strafverfolgungsmaßnahmen der EuStA verarbeitet werden. Die Verordnung 2018/1725, einschließlich des Standardmechanismus für die vorherige Konsultation, ist für die Verarbeitung von verwaltungstechnischen Daten durch Europol und die EuStA anwendbar, wozu beispielsweise auch Daten über Mitarbeiter und Besucher gehören.

Wenn eine EU-Institution unsicher ist, ob sie uns eine Verarbeitung zwecks vorheriger Konsultation melden muss, kann ihr DSB uns in dieser Frage konsultieren.

Wie auch bei den früheren Stellungnahmen zur Vorabkontrolle sind die Stellungnahmen im Allgemeinen öffentlich. Allerdings können wir sensible Elemente erforderlichenfalls, wie etwa im Zusammenhang mit Sicherheitsaspekten, löschen. Einige Stellungnahmen, die naturgemäß sensibel sind, insbesondere im Bereich Polizei und Justiz, werden gegebenenfalls nicht veröffentlicht. Aus Gründen der Transparenz enthält unser Jahresbericht eine Zusammenfassung dieser Stellungnahmen.

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2
May
2007
Opinions Prior Check and Prior Consultations

Stress at work - OHIM

Opinion of 2 May 2007 on a study on stress at work (Case 2006-520)

In order to comply with Spanish Law OHIM is launching a study designed at assessing stress at work. One phase of this study consists in the design and launching of a survey on stress at work, on a voluntary and anonymous basis, in the form of a questionnaire and interviews with staff members. This questionnaire is designed by an external consulting company (MAPFRE).
The results of the questionnaires and interviews will be analysed per post and task and will lead to the drawing up of graphs and comparative tables per department and at a global level made available to the Occupational Risk Prevention Sector, the Staff Committee and the Management Committee of the OHIM.
 
In his opinion, the EDPS has held that although designed to process data on an anonymous basis, the processing operation could involve the processing of personal data in the terms of Regulation 45/2001. Some of the data requested in the questionnaire, notably the age of the person, the sex, the number of years spent at the OHIM and the department to which the person belongs, together with additional information on a person's social and family life, health, working and employment conditions, and taking into account the size of the agency and of some of the departments under analysis, imply that quite a few respondents must be considered as reasonably identifiable, in any case for those involved in the OHIM. In this respect therefore, the EDPS considers that the principles and obligations provided for in Regulation 45/2001 should apply.
 
The EDPS has recommended that the controller make use of Article 20 §2 to limit the rights laid down in Articles 13 to 16 of the Regulation as regards the questionnaire to be filled in on the Websurveyor as the data are "kept in personal form for a period which does not exceed the period necessary for the sole purpose of compiling statistics". Providing the data subjects with a right of access to the data notably implies that the controller should be able to trace the questionnaire according to the identity of the person and this is something the EDPS would like to avoid so as to ensure the anonymity of the persons concerned.
 

To avoid identification of staff filling in the questionnaire, the EDPS further recommends that the box for free text is removed so as to avoid that staff members introduce data leading to their identification.

Verfügbare Sprachen: Englisch, Französisch
Topics
Privacy in the EU Institutions
Working Conditions
30
Apr
2007
Opinions Prior Check and Prior Consultations

Welfare assistance - Parliament

Opinion of 30 April 2007 on a notification for prior checking regarding "Welfare assistance and guidance in the event of dependance" (Case 2006-269)

The European Parliament assists its staff and their families with personal and family problems, problems of dependence, and difficulties of any other type. Assistance takes the form of economic aid (aid for disabled persons, home help, loans and gifts). The institution's social services also provide individuals and families with information, advice and guidance to help them adjust better and to respond to their economic, social and cultural needs.
 

In order to comply with Regulation (EC) No 45/2001, the Parliament must implement the recommendations of the EDPS regarding the information to be given to data subjects, data storage, the rights of access and rectification accorded to data subjects, data quality (data must be adequate, relevant and not excessive), and the transfer of data between the institution's social services and external agencies.

Verfügbare Sprachen: Englisch, Französisch
Topics
Privacy in the EU Institutions
Working Conditions
26
Apr
2007
Opinions Prior Check and Prior Consultations

Attestation procedure - Parliament

Opinion of 26 April 2007 on a notification for prior checking on the attestation procedure (Case 2007-110)

The EDPS prior checked the attestation procedure of the European Parliament. Officials in service before 1 May 2004 in categories C and D are in a career stream allowing promotion only up to grade AST 7 and 5, respectively. Once they are 'attested', they can be promoted without any restriction up to grade AST 11. The attestation procedure involves analysis of formal criteria (e.g. seniority) but also evaluation of the officials' conduct and their professional experience, along with personal aspects of the official. The procedure has to be prior checked by the EDPS on this ground.
 

In his prior checking opinion the EDPS found that the procedure as implemented by the European Parliament is in general in compliance with the provision of the Regulation EC No 45/2001. The EDPS nevertheless made some recommendations, especially on the retention period of data and on the right of access to documents processed in the framework of the attestation procedure.

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