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Vorabkontrolle

Manche Verfahren, die EU-Institutionen eingeführt haben, bringen Risiken für das Recht auf Datenschutz und die Grundfreiheiten des Einzelnen mit sich.

Der frühere Rechtsrahmen (Verordnung (EG) Nr. 45/2001) verpflichtete die EU-Institutionen, uns eine Meldung zu machen, bevor sie risikobehaftete Datenverarbeitungsverfahren einführten.

Im Allgemeinen waren unsere Stellungnahmen zu Vorabkontrollen öffentlich.

Die Verordnung (EU) 2018/1725 stützt sich auf die frühere Verordnung und entspricht der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), die für die meisten Organisationen gilt, die personenbezogene Daten in den Mitgliedstaaten verarbeiten. Im Vergleich zu den früheren Vorschriften werden durch die Verordnung (EU) 2018/1725 die Dokumentationspflichten stärker an den Risiken ausgerichtet, die die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringen. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Dokumentationsanforderungen für das Abonnieren eines Newsletters von EU-Institutionen niedriger sind als etwa für ein intelligentes Videoüberwachungssystem, das öffentlich zugänglichen Raum überwacht, oder für eine Datenbank, die Profile von Reisenden zu Kontrollzwecken erstellt.

Je nach Verfahren müssen die EU-Institutionen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (als „Verantwortliche“) nicht unbedingt alle nachstehend aufgeführten Schritte durchlaufen (diese Schritte sind im Leitfaden „Rechenschaftspflicht vor Ort“ beschrieben):

    • Erstellung der grundlegenden Dokumentation („Verzeichnis“) aller Verarbeitungsvorgänge;
    • Prüfung der Wahrscheinlichkeit, dass der Vorgang ein hohes Risiko für die Personen darstellt, deren Daten verarbeitet werden, und Konsultation des DSB, wenn dies der Fall zu sein scheint;
    • Muss die EU-Institution eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, so sind dabei diese Risiken eingehender zu untersuchen und spezifische Garantien/Kontrollen zu ihrer Bewältigung zu entwickeln;
    • Deuten die Ergebnisse der Datenschutz-Folgenabschätzung auf hohe Restrisiken für den Datenschutz hin, muss die EU-Institution beim EDSB eine vorherige Konsultation beantragen (siehe Artikel 40 bzw. Artikel 90 der Verordnung (EU) 2018/1725 für verwaltungstechnische und operative personenbezogene Daten).

Artikel 39 der Verordnung 2016/794 über Europol sieht für neue Arten von Verarbeitungsvorgängen in Bezug auf operative Daten – Daten, die von Europol zur Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Verhütung und Bekämpfung von schwerer Kriminalität und Terrorismus verarbeitet werden – eine vorherige Ad-hoc-Konsultation vor. Entsprechend sieht Artikel 72 der Verordnung 2017/1939 über die Europäische Staatsanwaltschaft (EuStA) einen besonderen Mechanismus zur vorherigen Konsultation für die Verarbeitung von operativen Daten vor, nämlich von Daten, die im Zusammenhang mit strafrechtlichen Ermittlungen und Strafverfolgungsmaßnahmen der EuStA verarbeitet werden. Die Verordnung 2018/1725, einschließlich des Standardmechanismus für die vorherige Konsultation, ist für die Verarbeitung von verwaltungstechnischen Daten durch Europol und die EuStA anwendbar, wozu beispielsweise auch Daten über Mitarbeiter und Besucher gehören.

Wenn eine EU-Institution unsicher ist, ob sie uns eine Verarbeitung zwecks vorheriger Konsultation melden muss, kann ihr DSB uns in dieser Frage konsultieren.

Wie auch bei den früheren Stellungnahmen zur Vorabkontrolle sind die Stellungnahmen im Allgemeinen öffentlich. Allerdings können wir sensible Elemente erforderlichenfalls, wie etwa im Zusammenhang mit Sicherheitsaspekten, löschen. Einige Stellungnahmen, die naturgemäß sensibel sind, insbesondere im Bereich Polizei und Justiz, werden gegebenenfalls nicht veröffentlicht. Aus Gründen der Transparenz enthält unser Jahresbericht eine Zusammenfassung dieser Stellungnahmen.

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13
Feb
2007
Opinions Prior Check and Prior Consultations

Use of office telephones - European Central Bank

Opinion of 13 February 2007 on a notification for prior checking on Investigation procedures regarding the use of office telephones (Case 2004-271)

The rules of the ECB as concerns the use of the telephone and fax equipment are provided for in an administrative circular. Members of staff are entitled to make personal calls but these must be declared for billing according to a system of call charging facility by introducing a PIN code. The circular establishes a procedure for investigation procedures on the use of office phones (Call Charging Facility Investigation Procedures) which can be triggered either when there is a disagreement with the content of itemised private call listing or disagreement with content of business calls statistics.If, having assessed the situation, there are grounds to suspect misconduct on the part of a member(s) of staff, further disciplinary measures can be taken, but these were not the object of the present prior check.
 

The EDPS has issued an opinion on this procedure which concludes that on a general basis the procedure complies with the principles established in the data protection regulation. However the EDPS did make some recommendations mainly as concerns the conservation periods for storing the data and information on the processing of personal data to be included in the administrative circular. The circular is currently in the process of modification and will reflect these recommendations accordingly.

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Topics
Artificial Intelligence
Privacy in the EU Institutions
2
Feb
2007
Opinions Prior Check and Prior Consultations

Recruitment procedure - Community Plant Variety Office

Opinion of 2 February 2007 on a notification for prior checking on recruitment procedure (Case 2006-351)
Les procédures de recrutement visant à évaluer les aspects personnels des candidats font l'objet d'un contrôle préalable du CEPD en vertu de l'article 27, paragraphe 2, du règlement. La première notification de contrôle préalable adressée par l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV) portait sur la procédure de recrutement et sur le mode de gestion des candidatures spontanées. La base juridique du traitement se trouve dans le statut du personnel (articles 27 à 34) et, la participation à la procédure de recrutement n'étant pas obligatoire, dans l'article 5, point d), du règlement (consentement de la personne concernée). Dans ses recommandations, le CEPD a marqué son accord sur le fait que les candidats invités à un entretien puissent être tenus de produire un extrait de casier judiciaire ou un document équivalent, afin de démontrer qu'ils jouissent de tous leurs droits en tant que citoyens, comme l'exige le statut du personnel. Parallèlement, il a recommandé que certaines questions figurant dans le formulaire de candidature type ne requièrent plus obligatoirement une réponse (activités sociales ou sportives, raisons pour lesquelles le candidat a quitté ses emplois précédents, par exemple). Le CEPD a marqué son accord sur les périodes de conservation appliquées par l'OCVV, à savoir cinq ans en cas de candidature "normale" et deux ans pour les candidatures spontanées

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Topics
Privacy in the EU Institutions
Recruitment
18
Jan
2007
Opinions Prior Check and Prior Consultations

Incompetence - Court of Auditors

Opinion of 18 January 2007 on the notification for prior checking regarding the "maintaining professional standards in cases of incompetence" file (Case 2006-534)

The Court of Auditors has agreed on a draft Decision on the maintaining of professional standards (in cases of incompetence). The Decision sets up the accompanying programme, the reports produced after the programme has been followed and the final decision taken by the Appointing Authority in cases where an official of the Court of Auditors is considered to be professionally incompetent, following an annual appraisal report drafted in accordance with Article 43 of the Staff Regulations which, having been finalised, shows that the official concerned needs to make major improvements in at least one of his or her competencies.

The EDPS has analysed the processing before the establishment of this draft Decision by the Court of Auditors, since it could lead to some personal aspects relating to staff members being evaluated. The main recommendations concern the information that must be provided to staff members and data retention time limits.

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Topics
Privacy in the EU Institutions
Staff Evaluation