Manche Verfahren, die EU-Institutionen eingeführt haben, bringen Risiken für das Recht auf Datenschutz und die Grundfreiheiten des Einzelnen mit sich.
Der frühere Rechtsrahmen (Verordnung (EG) Nr. 45/2001) verpflichtete die EU-Institutionen, uns eine Meldung zu machen, bevor sie risikobehaftete Datenverarbeitungsverfahren einführten.
Im Allgemeinen waren unsere Stellungnahmen zu Vorabkontrollen öffentlich.
Die Verordnung (EU) 2018/1725 stützt sich auf die frühere Verordnung und entspricht der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), die für die meisten Organisationen gilt, die personenbezogene Daten in den Mitgliedstaaten verarbeiten. Im Vergleich zu den früheren Vorschriften werden durch die Verordnung (EU) 2018/1725 die Dokumentationspflichten stärker an den Risiken ausgerichtet, die die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringen. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Dokumentationsanforderungen für das Abonnieren eines Newsletters von EU-Institutionen niedriger sind als etwa für ein intelligentes Videoüberwachungssystem, das öffentlich zugänglichen Raum überwacht, oder für eine Datenbank, die Profile von Reisenden zu Kontrollzwecken erstellt.
Je nach Verfahren müssen die EU-Institutionen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (als „Verantwortliche“) nicht unbedingt alle nachstehend aufgeführten Schritte durchlaufen (diese Schritte sind im Leitfaden „Rechenschaftspflicht vor Ort“ beschrieben):
Artikel 39 der Verordnung 2016/794 über Europol sieht für neue Arten von Verarbeitungsvorgängen in Bezug auf operative Daten – Daten, die von Europol zur Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Verhütung und Bekämpfung von schwerer Kriminalität und Terrorismus verarbeitet werden – eine vorherige Ad-hoc-Konsultation vor. Entsprechend sieht Artikel 72 der Verordnung 2017/1939 über die Europäische Staatsanwaltschaft (EuStA) einen besonderen Mechanismus zur vorherigen Konsultation für die Verarbeitung von operativen Daten vor, nämlich von Daten, die im Zusammenhang mit strafrechtlichen Ermittlungen und Strafverfolgungsmaßnahmen der EuStA verarbeitet werden. Die Verordnung 2018/1725, einschließlich des Standardmechanismus für die vorherige Konsultation, ist für die Verarbeitung von verwaltungstechnischen Daten durch Europol und die EuStA anwendbar, wozu beispielsweise auch Daten über Mitarbeiter und Besucher gehören.
Wenn eine EU-Institution unsicher ist, ob sie uns eine Verarbeitung zwecks vorheriger Konsultation melden muss, kann ihr DSB uns in dieser Frage konsultieren.
Wie auch bei den früheren Stellungnahmen zur Vorabkontrolle sind die Stellungnahmen im Allgemeinen öffentlich. Allerdings können wir sensible Elemente erforderlichenfalls, wie etwa im Zusammenhang mit Sicherheitsaspekten, löschen. Einige Stellungnahmen, die naturgemäß sensibel sind, insbesondere im Bereich Polizei und Justiz, werden gegebenenfalls nicht veröffentlicht. Aus Gründen der Transparenz enthält unser Jahresbericht eine Zusammenfassung dieser Stellungnahmen.
Stellungnahme vom 22. März 2012 zur Meldung für eine Vorabkontrolle der Überwachung der Arbeit externer Sachverständiger (Fall 2012-0008)
Stellungnahme vom 22. März 2012 zur Meldung für eine Vorabkontrolle eines Aufrufs zur Interessensbekundung für die Auswahl von Sachverständigen (Fall 2012-0007)
Stellungnahme vom 21. März 2012 zur Meldung für eine Vorabkontrolle der Leistungsbewertung, Probezeit, Laufbahnweiterentwicklung und Neueinstufung sowie zur Bewertung und Probezeit des Direktors, Europäische Agentur für Grundrechte (Fälle 2011-938, 2011-954, 2011-1076 und 2011-1077)
Stellungnahme zur Meldung für eine Vorabkontrolle betreffend die „Organisation von Sitzungen und Mahlzeiten anlässlich der Sitzungen der Staats- und Regierungschefs, Gipfeltreffen oder offizieller Sitzungen mit Drittländern sowie des Rates der Europäischen Union und anderer Sitzungen auf Ministerebene oder höher“.
Stellungnahme von 22. Februar 2012 zu einer Meldung für eine Vorabkontrolle der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Verordnungen, die als GASP-spezifische restriktive Maßnahmen das Einfrieren von Vermögenswerten vorschreiben (Fall 2010-0426)