Manche Verfahren, die EU-Institutionen eingeführt haben, bringen Risiken für das Recht auf Datenschutz und die Grundfreiheiten des Einzelnen mit sich.
Der frühere Rechtsrahmen (Verordnung (EG) Nr. 45/2001) verpflichtete die EU-Institutionen, uns eine Meldung zu machen, bevor sie risikobehaftete Datenverarbeitungsverfahren einführten.
Im Allgemeinen waren unsere Stellungnahmen zu Vorabkontrollen öffentlich.
Die Verordnung (EU) 2018/1725 stützt sich auf die frühere Verordnung und entspricht der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), die für die meisten Organisationen gilt, die personenbezogene Daten in den Mitgliedstaaten verarbeiten. Im Vergleich zu den früheren Vorschriften werden durch die Verordnung (EU) 2018/1725 die Dokumentationspflichten stärker an den Risiken ausgerichtet, die die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringen. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Dokumentationsanforderungen für das Abonnieren eines Newsletters von EU-Institutionen niedriger sind als etwa für ein intelligentes Videoüberwachungssystem, das öffentlich zugänglichen Raum überwacht, oder für eine Datenbank, die Profile von Reisenden zu Kontrollzwecken erstellt.
Je nach Verfahren müssen die EU-Institutionen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (als „Verantwortliche“) nicht unbedingt alle nachstehend aufgeführten Schritte durchlaufen (diese Schritte sind im Leitfaden „Rechenschaftspflicht vor Ort“ beschrieben):
Artikel 39 der Verordnung 2016/794 über Europol sieht für neue Arten von Verarbeitungsvorgängen in Bezug auf operative Daten – Daten, die von Europol zur Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Verhütung und Bekämpfung von schwerer Kriminalität und Terrorismus verarbeitet werden – eine vorherige Ad-hoc-Konsultation vor. Entsprechend sieht Artikel 72 der Verordnung 2017/1939 über die Europäische Staatsanwaltschaft (EuStA) einen besonderen Mechanismus zur vorherigen Konsultation für die Verarbeitung von operativen Daten vor, nämlich von Daten, die im Zusammenhang mit strafrechtlichen Ermittlungen und Strafverfolgungsmaßnahmen der EuStA verarbeitet werden. Die Verordnung 2018/1725, einschließlich des Standardmechanismus für die vorherige Konsultation, ist für die Verarbeitung von verwaltungstechnischen Daten durch Europol und die EuStA anwendbar, wozu beispielsweise auch Daten über Mitarbeiter und Besucher gehören.
Wenn eine EU-Institution unsicher ist, ob sie uns eine Verarbeitung zwecks vorheriger Konsultation melden muss, kann ihr DSB uns in dieser Frage konsultieren.
Wie auch bei den früheren Stellungnahmen zur Vorabkontrolle sind die Stellungnahmen im Allgemeinen öffentlich. Allerdings können wir sensible Elemente erforderlichenfalls, wie etwa im Zusammenhang mit Sicherheitsaspekten, löschen. Einige Stellungnahmen, die naturgemäß sensibel sind, insbesondere im Bereich Polizei und Justiz, werden gegebenenfalls nicht veröffentlicht. Aus Gründen der Transparenz enthält unser Jahresbericht eine Zusammenfassung dieser Stellungnahmen.
Stellungnahme vom 16. Juli 2015 meldungen zu „Entwicklungsprogramm für leitende Mitarbeiter der GD COMP. Einsatz des 108°-Tools für Rückmeldungen zu Führungskompetenzen“ (Fall 2015-0440) und zu „360°-Rückmeldung für Führungskräfte der GD EAC“ (Fall 2015-0441)
Stellungnahme zu einer Meldung des Datenschutzbeauftragten des Europäischen Investitionsfonds für eine Vorabkontrolle der Datenverarbeitung im Rahmen der transaktionsbezogenen Due-Diligence-Prüfung (Fall 2014-0725)
Stellungnahme die Meldung zur Vorabkontrolle betreffend Interessenkonflikte (Fall 2013-1275, 1277, 1278, 1279, 1280, 1281, 1282)
Stellungnahme zur Meldung des Datenschutzbeauftragten der Frontex für eine Vorabkontrolle im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einer Risikoanalyse (Processing of Personal Data for Risk Analysis, PeDRA) (Fall 2015-0346)
Stellungnahme zur Meldung für eine Vorabkontrolle des Vorauswahlverfahrens für die Stelle des Direktors der Agentur der Europäischen Union für Grundrechte (FRA) (Fall 2015-0463)