Probezeiten - EIF
Stellungnahme im Rahmen der Vorabkontrolle betreffend Probezeiten und das E-Probation-Tool beim Europäischen Investitionsfonds (Fall 2015-1107)
Bei der Bewertung der Probezeit eines Mitarbeiters und der Annahme des Probezeitberichts verarbeitet der EIF personenbezogene Daten dieses Mitarbeiters. Im Sinne der Transparenz und Fairness sollten die betroffenen Personen mittels eines gesonderten Datenschutzhinweises über diese Verarbeitung informiert werden. Dieser Hinweis sollte im Intranet veröffentlicht werden. Ein Link zu dem Datenschutzhinweis sollte auch in den relevanten Formularen, Berichten und/oder den in den verschiedenen Phasen der Probezeitbewertung an die Mitarbeiter verschickten Nachrichten enthalten sein. In dem Hinweis sollte zudem klar dargelegt werden, wie die Betroffenen ihre Rechte wahrnehmen können, einschließlich Informationen über die Zeiträume, innerhalb derer die Betroffenen eine Antwort des EIF auf ihr Ersuchen erwarten können. Die Mitarbeiter sollten auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses Auskunft über alle sie betreffenden Daten in ihrer Personalakte und in den elektronischen Datenbanken erhalten können. Während Schreiben, die Beschlüsse betreffend die Probezeit enthalten, während der gesamten Laufbahn des Mitarbeiters aufbewahrt werden müssen, dürften Probezeitberichte nicht unbedingt ebenso lange relevant bleiben. Die Aufbewahrung von Probezeitberichten für bis zu fünf Jahre nach dem Ende eines bestimmten Beurteilungsverfahrens dürfte als angemessen gelten.