Manche Verfahren, die EU-Institutionen eingeführt haben, bringen Risiken für das Recht auf Datenschutz und die Grundfreiheiten des Einzelnen mit sich.
Der frühere Rechtsrahmen (Verordnung (EG) Nr. 45/2001) verpflichtete die EU-Institutionen, uns eine Meldung zu machen, bevor sie risikobehaftete Datenverarbeitungsverfahren einführten.
Im Allgemeinen waren unsere Stellungnahmen zu Vorabkontrollen öffentlich.
Die Verordnung (EU) 2018/1725 stützt sich auf die frühere Verordnung und entspricht der Datenschutzgrundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), die für die meisten Organisationen gilt, die personenbezogene Daten in den Mitgliedstaaten verarbeiten. Im Vergleich zu den früheren Vorschriften werden durch die Verordnung (EU) 2018/1725 die Dokumentationspflichten stärker an den Risiken ausgerichtet, die die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringen. Dies bedeutet beispielsweise, dass die Dokumentationsanforderungen für das Abonnieren eines Newsletters von EU-Institutionen niedriger sind als etwa für ein intelligentes Videoüberwachungssystem, das öffentlich zugänglichen Raum überwacht, oder für eine Datenbank, die Profile von Reisenden zu Kontrollzwecken erstellt.
Je nach Verfahren müssen die EU-Institutionen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (als „Verantwortliche“) nicht unbedingt alle nachstehend aufgeführten Schritte durchlaufen (diese Schritte sind im Leitfaden „Rechenschaftspflicht vor Ort“ beschrieben):
Artikel 39 der Verordnung 2016/794 über Europol sieht für neue Arten von Verarbeitungsvorgängen in Bezug auf operative Daten – Daten, die von Europol zur Unterstützung der Mitgliedstaaten bei der Verhütung und Bekämpfung von schwerer Kriminalität und Terrorismus verarbeitet werden – eine vorherige Ad-hoc-Konsultation vor. Entsprechend sieht Artikel 72 der Verordnung 2017/1939 über die Europäische Staatsanwaltschaft (EuStA) einen besonderen Mechanismus zur vorherigen Konsultation für die Verarbeitung von operativen Daten vor, nämlich von Daten, die im Zusammenhang mit strafrechtlichen Ermittlungen und Strafverfolgungsmaßnahmen der EuStA verarbeitet werden. Die Verordnung 2018/1725, einschließlich des Standardmechanismus für die vorherige Konsultation, ist für die Verarbeitung von verwaltungstechnischen Daten durch Europol und die EuStA anwendbar, wozu beispielsweise auch Daten über Mitarbeiter und Besucher gehören.
Wenn eine EU-Institution unsicher ist, ob sie uns eine Verarbeitung zwecks vorheriger Konsultation melden muss, kann ihr DSB uns in dieser Frage konsultieren.
Wie auch bei den früheren Stellungnahmen zur Vorabkontrolle sind die Stellungnahmen im Allgemeinen öffentlich. Allerdings können wir sensible Elemente erforderlichenfalls, wie etwa im Zusammenhang mit Sicherheitsaspekten, löschen. Einige Stellungnahmen, die naturgemäß sensibel sind, insbesondere im Bereich Polizei und Justiz, werden gegebenenfalls nicht veröffentlicht. Aus Gründen der Transparenz enthält unser Jahresbericht eine Zusammenfassung dieser Stellungnahmen.
Stellungnahme zur Vorabkontrolle betreffend das Verfahren zur Meldung von Missständen („Whistleblowing“) des Europäischen Parlaments (Fall 2017-0379)
Stellungnahme zur Vorabkontrolle betreffend die Erstverarbeitung von Hinweisen (Fall 2017-0304)
Stellungnahme im Rahmen der Vorabkontrolle betreffend Probezeiten und das E-Probation-Tool beim Europäischen Investitionsfonds (Fall 2015-1107)
Bei der Bewertung der Probezeit eines Mitarbeiters und der Annahme des Probezeitberichts verarbeitet der EIF personenbezogene Daten dieses Mitarbeiters. Im Sinne der Transparenz und Fairness sollten die betroffenen Personen mittels eines gesonderten Datenschutzhinweises über diese Verarbeitung informiert werden. Dieser Hinweis sollte im Intranet veröffentlicht werden. Ein Link zu dem Datenschutzhinweis sollte auch in den relevanten Formularen, Berichten und/oder den in den verschiedenen Phasen der Probezeitbewertung an die Mitarbeiter verschickten Nachrichten enthalten sein. In dem Hinweis sollte zudem klar dargelegt werden, wie die Betroffenen ihre Rechte wahrnehmen können, einschließlich Informationen über die Zeiträume, innerhalb derer die Betroffenen eine Antwort des EIF auf ihr Ersuchen erwarten können. Die Mitarbeiter sollten auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses Auskunft über alle sie betreffenden Daten in ihrer Personalakte und in den elektronischen Datenbanken erhalten können. Während Schreiben, die Beschlüsse betreffend die Probezeit enthalten, während der gesamten Laufbahn des Mitarbeiters aufbewahrt werden müssen, dürften Probezeitberichte nicht unbedingt ebenso lange relevant bleiben. Die Aufbewahrung von Probezeitberichten für bis zu fünf Jahre nach dem Ende eines bestimmten Beurteilungsverfahrens dürfte als angemessen gelten.
Stellungnahme zur Vorabkontrolle des Whistleblowing-Verfahrens der EDA (Fall 2017-0381)
Prior-checking Opinion regarding selection, recruitment and administrative management of contract agents in EU Delegations (Case 2016-0770)